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賃貸管理業務のフローを徹底解説！法律で定める業務や具体的な方法も

2024.01.30

お役立ち情報

賃貸管理業務は多岐にわたります。そのため、賃貸管理業務の全体像を理解して、さまざまな業務の役割や意味を把握しておくことが大切です。

そこで今回は、賃貸管理の業務フローを詳しく解説します。あわせて、賃貸管理で活用されているエクセルを用いた管理方法、賃貸管理システムで効率的に管理する方法もご紹介します。

賃貸管理業者の基本的な業務

まずは、賃貸管理業者の基本的な業務を把握しておきましょう。国土交通省が定める賃貸管理業者の基本的な業務は次の通りです。

賃貸住宅管理業の登録
業務管理者の配置
管理受託契約締結前の重要事項説明
管理受託契約締結時の書面の交付
財産の分別管理
委託者への定期報告
従業者証明書の携帯等
帳簿の備付け等
標識の掲示

賃貸住宅管理業の登録

賃貸管理業を始める際には、賃貸住宅管理業の登録が求められます。ただし、管理戸数によって、必須か任意かが異なります。

管理戸数	国土交通大臣への登録義務
200戸以上	必須
200戸未満	任意（推奨）

管理戸数が200戸以上であれば、賃貸住宅管理業の登録は必須です。200戸未満の場合、推奨はされているものの、必須ではありません。

管理戸数は「入居者がいることを想定している賃貸借契約の数」をベースとして数えます。シェアハウスを例に挙げてみましょう。

シェアハウス全体の部屋数：10部屋
入居している部屋数：6部屋
空室になっている部屋数：4部屋

この場合、管理戸数は「10部屋」です。たとえ6部屋の中に15人の入居者がいても、賃貸借契約の数が6契約なら「6部屋」とカウントされます。

※参考：土交通省｜賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方

業務管理者の配置

賃貸住宅管理業者は、営業所または事務所ごとに「業務管理者」を1名以上配置しなければなりません。

業務管理者の条件は次の通りです。

管理業務に関する2年以上の実務経験＋登録試験に合格した者
管理業務に関する2年以上の実務経験＋宅建士＋指定講習を修了した者

このように、いずれの場合も実務経験が必要です。受験資格等は以下の記事でまとめています。

【関連記事】
賃貸管理業務に必要な資格とは？賃貸管理士の役割や試験概要を解説

※参考：国土交通省｜業務管理者について

管理受託契約締結前の重要事項説明

管理業務を受託する際には、重要事項を説明しなければなりません。重要事項の説明は、賃貸住宅管理業者自ら行う必要があります。（※1）

説明に必要な重要事項説明書は、国土交通省のサイトからダウンロードできます。こちらを参考にして、管理受託契約締結前に重要事項を説明しましょう。

重要事項の説明においては、不動産物件の契約時に必要とする重要説明事項（重説）を、パソコンやスマホなどのIT機器を活用して実施することを指す、いわゆる「IT重説」も認められています。IT重説をするためには、パソコンやテレビ、タブレット等の端末を利用して、対面と同様に説明したり質問を受けたりする環境が必要です。（※2）

IT重説できるシステムについて詳しくはこちら

※1　参考：国土交通省｜○賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律

※2　参考：国土交通省｜重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル

管理受託契約締結時の書面の交付

管理受託契約を締結したときは、相手方に対して、必要な事項を記載した書面を交付しなければいけません。

ここで交付する書類は、契約締結前に先だって交付される重要事項説明書とは別のものです。「賃貸住宅標準管理受託契約書」という名称で、国土交通省のサイトからダウンロードできます。

財産の分別管理

賃貸住宅管理業者は、次の金銭を別々に管理しなければなりません。

入居者の家賃・敷金
自身の財産や事業に関する資金

入居者から回収した家賃・敷金をオーナーに支払わず、自らの事業へ流用することを防ぐためです。上記2つは必ず別の口座に分別して管理する必要があります。

さらに、受領した金銭がどの管理業務に関わるものであるかを、帳簿や会計ソフト等で判別できるようにしなければなりません。

※参考：e-GOV｜賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（令和二年法律第六十号）

委託者への定期報告

管理業務の実施状況などを、年に1回以上、物件のオーナーに報告しなければなりません。報告すべき最低限の事項は次の通りです。

管理業務の実施状況（家賃等の金銭収受状況、維持保全の実施状況等）
入居者からの苦情の発生・対応状況

ここで注意すべきなのが、管理業務報告書を作成し「書面で報告すること」です。国土交通省の『賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律施行規則』では、書面での報告を義務付けています。

※参考：国土交通省｜賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律施行規則（国土交通省令第八十三号）

従業者証明書の携帯等

賃貸管理業務に携わる者は、従業者証明書を携帯しなければなりません。従業者証明書は宅建業法上の従業者証明書と異なります。

したがって、宅建士で管理業務にも携わる従業員の場合、2種類の従業者証明書が必要です。従業者証明書は国土交通省のサイトからダウンロードできます。

帳簿の備付け等

賃貸住宅管理業者は、営業所または事務所ごとに帳簿を備付けなければなりません。

委託者ごとに契約年月日などの事項を記載し、保存する必要があります。帳簿には以下の事項を記します。

管理受託契約を締結した委託者の商号、名称または氏名
管理受託契約を締結した年月日
契約の対象となる賃貸住宅
受託した管理業務の内容
報酬の額
管理受託契約における特約その他参考となる事項

帳簿はパソコン上で付けても問題ありません。

※参考：国土交通省｜賃貸住宅管理業法制度概要ハンドブック

標識の掲示

賃貸住宅管理業者は、営業所または事務所ごとに、見やすい場所に標識を掲示しなければなりません。標識には次の事項を記します。

登録番号
登録年月日
登録の有効期間
商号、名称または氏名
主たる営業所または事務所の所在地（電話番号含む）

標識の様式は国土交通省のサイトからダウンロードできます。

賃貸管理の業務フロー

次に、賃貸管理会社が行う賃貸管理の業務フローを紹介します。賃貸管理業務の一般的な流れは次の通りです。

マーケットを分析する
空室対策をする
契約をする
入居者の管理やトラブルに対応する
賃料の回収や送金を代行する
解約・精算の手続きを行う
原状回復工事やリノベーション、修繕・修理を行う
メンテナンスやマネジメント業務を行う

それぞれ解説します。

マーケットを分析する

賃貸管理業務の一般的な流れの第一段階は、マーケットの分析です。地域の特性によって、物件の適正な賃料や求められる条件等が異なります。しっかりとマーケットを分析しなければ、管理する物件の魅力が伝わらず、空室率が高まってしまう可能性があるでしょう。

マーケットを分析するには、次の点を確認することが重要です。

入居者の嗜好・志向・関心
競合他社の動き
行政統計調査分析
他社不動産会社へのヒアリング　など

さまざまな角度からマーケットを分析し、適切な戦略を考えましょう。

空室対策をする

賃貸物件は空室が生まれると、収益性が損なわれます。できる限り満室状態になるよう、常に空室対策を心がけましょう。

空室対策もマーケットと同じようにさまざまな角度から分析する必要があります。たとえば、以下の通りです。

不動産ポータルサイトの登録・内容分析
競合比較
仲介業者への認知度の把握
適正賃料の調査
ターゲット属性　など

メインとなるのが「不動産ポータルサイトの登録」です。国土交通省によれば、入居者の74.5%は不動産ポータルサイトを用いて情報収集しています。

出典：国土交通省｜賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査（入居者）

不動産ポータルサイトにはさまざまな種類があります。効果的に入居者を集めるにはできるだけ多くの不動産ポータルサイトに出稿するのがおすすめです。その分、広告の文章も考えなければなりませんが、『いい生活賃貸クラウド物件広告』のようなシステムがあれば、複数の不動産ポータルサイトへの一括登録が可能です。

契約をする

次に、入居者との契約手続きを進めます。具体的には、入居申込みが入ったあと、入居審査を行い、オーナーに電話やメール等で報告します。

入居審査では、次の点を確認しましょう。

入居者の属性（職業、年齢など）
入居者と連帯保証人の支払能力
入居形態
入居者の人柄
入居者の世帯構成

「他者で借入れをしていないか」「返済の延滞はないか」といった点も重要です。

問題なければ賃貸借契約を締結します。賃貸借契約書のひな形は、国土交通省からダウンロード可能です。

【参考】
国土交通省『賃貸住宅標準契約書』について

入居者の管理やトラブルに対応する

賃貸物件、特に賃貸マンションではさまざまなトラブルが発生するため、入居者の管理やトラブルの対応は、賃貸管理業務において非常に重要な要素です。

国土交通省の資料によれば、平成30年度時点では、55.9%のマンションで「居住者間のマナー」によるトラブルが発生していると報告されています。

出典：国土交通省｜平成 30 年度マンション総合調査結果からみたマンション居住と管理の現状

このようなトラブルを迅速にオーナーに報告し、速やかに解決を試みるのが賃貸管理会社の役割です。
入居者向けコミュニケーションアプリ『いい生活Home』、オーナー向けコミュニケーションアプリ『いい生活Owner』のようなアプリがあれば入居者や、オーナーとのやりとりも迅速に行えます。

賃料の回収や送金を代行する

賃貸管理会社は、オーナーに代わって家賃を回収します。回収した家賃は、管理手数料を差し引いてオーナーに送金します。

管理手数料の目安は家賃の5%前後です。上述した通り、回収した家賃はふだんの事業資金と別の口座で管理しましょう。

家賃が滞納された場合には、適切な方法で通知や催促手続きを実施します。

解約・精算の手続きを行う

解約・精算の手続きも管理会社の役割です。借主から退去の連絡を受けたら、速やかに契約解除の受付を行いましょう。なお、退去を断ることはできません。

契約解約の受付は解約予告期間に注意してください。解約予告期間とは、借主が貸主に対して「事前に解約を伝える期間」のことです。契約により異なりますが、一般的に賃貸住居の場合は1カ月、オフィスビルの場合は6カ月であることが多いです。

解約予告期間に基づいて解約を受付し、精算の手続きを行いましょう。

原状回復工事やリノベーション、修繕・修理を行う

賃貸物件は退去時に、「本来あるべき状態の部屋」に戻さなければなりません。これを原状回復と呼びます。原状回復をするために、クリーニングや修繕の手配を行います。建物や部屋が古くなったり傷んでいたりする場合は、オーナーに対してリノベーションや修繕・修理を提案しましょう。

メンテナンスやマネジメント業務を行う

メンテナンスやマネジメント業務も賃貸管理会社の役割です。たとえば、次のような方法で建物をメンテナンスします。

建物設備の保守点検
定期清掃
消防設備点検
貯水槽点検・水質検査など

ただ、清掃や維持管理・修繕（設備点検等）を行っている賃貸管理会社はあまり多くありません。国土交通省のアンケートによると、清掃を自社で受託・実施しているのは38.9%、維持管理・修繕（設備点検等）は45.4%です。

出典：国土交通省｜賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査（管理業者）

賃貸管理する方法

入居者や物件情報の管理、契約書の作成など賃貸管理業務の多くはパソコンを利用して行います。賃貸管理をするための方法は、大きく分けて3つあります。

エクセル、Googleスプレッドシート
無料の賃貸管理システム
有料の賃貸管理システム

それぞれ解説します。

エクセル、Googleスプレッドシート

エクセルやGoogleスプレッドシート（以下、スプレッドシート）による賃貸管理は「余計なコストがかからない」という点が大きなメリットです。使用するパソコンによっては、エクセルが最初から備わっているものも少なくありません。購入する場合でも、エクセルの値段は20,590円（税込）です。スプレッドシートにおいては、Googleアカウントの作成が必要ですが、無料で利用できます。
一方、エクセルやスプレッドシートは、機能や安全性の面で懸念点があります。

無料の賃貸管理システム

賃貸管理システムの中には、無料で利用できるものもあります。無料の賃貸管理システムは幅広い機能が用意されているため、エクセルよりも賃貸業務を効率化できるでしょう。

ただし、無料の賃貸管理システムは「機能の一部分だけが無料」というケースがほとんどです。一般的に、すべての機能を利用するためには月額料金を支払う必要があることを理解しておきましょう。

有料の賃貸管理システム

賃貸管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの違いは次の通りです。

	クラウド型	オンプレミス型
初期投資費用	低い	高い
カスタマイズ性	制限される場合がある	高いカスタマイズ性がある
機能拡張コスト	用意されている機能であれば導入コストを抑えられる	機能ごとに自社で導入する必要があり対応コストがかさむ
サポート	サービス提供会社がサポートしてくれる	自社で対応しなければならない
アップデート	サービス提供会社が実施する	自社でソフトウェアのアップデートなどを実施する
アクセス	パソコン、スマートフォン、タブレットなど各種デバイスでアクセスしやすい	外部ネットワークからのアクセスにはVPNなどの設定が必要になる
セキュリティ	クラウド会社が強固なセキュリティ対策を実施。必要によってIPアドレス等によるアクセス制限も可能。（銀行預金のイメージ）	自社で対策する必要があり、悪意のあるユーザーによる漏洩や、災害が発生すると、データの復旧はほぼ不可能。（箪笥預金のイメージ）
災害発生時のリスク	災害対策を備えた専用のデータセンターで管理されているため、万が一の場合でもデータ喪失などのリスクが低い	万が一、自社の建物が被害を受けた場合、サーバーもダメージを受けてデータ復旧が困難になるリスクが高い