賃貸管理業務とは？業務全般を詳しく解説！管理形態や管理方法も紹介
賃貸管理業務は多岐にわたります。事業を開始する前に「どのような業務があるのか」をしっかり把握しておかなければ、重大なクレームやトラブルにつながる恐れがあるでしょう。
そこで今回は、賃貸管理業務がどのようなものなのか、業務全般を詳しく解説します。「自主管理」と「委託管理」の2つの管理形態の違いや、業務効率化を図るための賃貸管理システムの選び方についてもご紹介します。
賃貸管理とは
賃貸管理とは、賃貸借契約に基づいて入居者や物件を適切に管理することです。次のような業務があります。
- 入居者の募集
- 家賃の回収
- 修繕作業
- 清掃・メンテナンス
- クレーム対応やトラブルの解決
- 退去時のリフォームや修繕 など
賃貸管理業務の中でも、国土交通省によると「苦情対応」や「敷金精算・原状回復」「契約更新」「空室管理」「集金」「家賃督促」がメインとされています。
出典：国土交通省｜賃貸住宅管理業務に関するアンケート調査（管理業者）
賃貸管理を行うのは、一般的には不動産の大家さん（オーナー）です。ただ、遠方に住んでいる場合や複数の物件を所有している場合は、管理会社に委託することがほとんどとなります。
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賃貸管理業務の基本的な内容
賃貸管理の業務は、大きく以下の2種類に分けられます。
- 入居者の管理
- 建物の管理
それぞれ解説します。
入居者の管理
賃貸管理業務の一つが入居者の管理です。入居者の管理に関する主な業務は次の通りとなります。
| 業務 | 内容 |
|---|---|
| 空室管理 | ・不動産ポータルサイトへの入稿・不動産仲介業者への物件紹介・メールやDM、チラシによる募集活動 |
| 賃貸契約の手続き・更新 | ・重要事項説明書、賃貸借契約書の作成・鍵の受け渡し・契約期間終了時の通知と更新手続き |
| 集金・家賃督促 | ・入金状況の管理・未納者への督促と滞納者リストの作成・家賃回収の管理および家賃保証会社の対応 |
| 敷金精算・原状回復 | ・退居時の手続きと原状回復・修繕費用の請求と手配・クリーニングや修繕の管理 |
| 苦情対応 | ・住民間のトラブルやクレーム対応・設備不良への苦情処理・予防対策と体制作りの実施 |
このように、入居者に関係するさまざまな管理業務を行います。
建物の管理
建物の管理も管理業務の一つです。建物の管理に関する主な業務は次の通りとなります。
| 業務 | 内容 |
|---|---|
| 設備点検や交換・工事 | ・資産価値維持のための点検や修繕・法定点検の委託と結果に基づく補修・修繕・工事の手配 |
| 長期修繕工事の計画 | ・経年劣化に対処するための長期修繕計画策定・修繕箇所と費用のまとめ・定期的な見直し |
| 清掃業務やゴミの管理 | ・ゴミ捨て場のルール周知と管理・共用部分の日常的な清掃・特別清掃、高圧洗浄などの特殊清掃業務 |
基本的に、マンションなどの不動産は時間が経つにつれ老朽化し、資産価値が下がってしまいます。古くなると空室率が高くなり、収益性が下がってしまう可能性もあるでしょう。
そうならないよう、定期的に建物を管理することも賃貸管理業務の一部です。
賃貸の管理形態
賃貸の管理形態とは、賃貸物件の所有者と管理会社との契約の仕方のことです。一般的には、以下の2種類の管理形態があります。
| 管理形態 | 内容 |
|---|---|
| 一括借り上げ方式 | 管理会社が賃貸物件を一括で借り上げて、自社で入居者を募集し、賃料や敷金などを決める方式です。所有者は管理会社から一定の家賃を受け取ることができますが、入居者の選定や契約内容には関与できません。 |
| 委託管理方式 | 管理会社が所有者から委託料をもらい、賃貸物件の日常的な管理やメンテナンスを行う方式です。所有者は自分で入居者を募集し、契約締結や家賃回収などの業務を行います。 |
賃貸の管理形態は、所有者の希望や物件の特徴によって選ぶことができます。管理会社としては、各管理形態のメリットやデメリットを所有者に説明し、最適な管理形態を提案することが重要です。
賃貸管理する方法1.エクセル
賃貸管理する方法はいくつかあります。そのうちの一つが「エクセル」です。エクセルで賃貸管理するメリット・デメリットを紹介します。
エクセルで賃貸管理するメリット
エクセルを使用して賃貸管理を行うメリットは、ツール導入のコストを抑えられるといった点です。エクセルは低コストでの導入が可能であり、特別なシステムの導入に比べて費用を抑えられます。2023年11月1日時点で、エクセルの値段は20,590円（税込）です。
さらに、エクセルの基本操作はシンプルです。関数などを使う場合でも、専門書が多くでているので知識を得やすいでしょう。
エクセルで賃貸管理するデメリット
エクセルは、賃貸管理業務に特化したシステムではありません。あくまで表計算ソフトであるため、何百もの入居者や賃貸物件を登録するとなると、動作が遅くなってしまう可能性があるでしょう。
また、データの入力や更新、計算等の作業は、基本的に手作業で繰り返さなければなりません。たとえば、家賃の回収や支払い履歴の記録は手動で行う必要があり、かなりの時間と労力がかかります。さらに、リアルタイムでの共有が難しい点も大きなデメリットです。
セキュリティ面にも課題があり、データの紛失が発生する可能性もあります。長時間かけて作り上げた書類やデータが、一瞬の停電ですべて消えてしまうといったケースも考えられるでしょう。
賃貸管理する方法2.賃貸管理システム
賃貸管理システムとは、賃貸管理するために作られた専用のシステムです。ここでは、賃貸管理システムで賃貸管理するメリット・デメリットを紹介します。
賃貸管理システムで賃貸管理するメリット
賃貸管理システムを利用すれば、エクセルのデメリットをすべてカバーできます。たとえば、賃貸管理のために作られているシステムであるため、膨大な量のデータでもスムーズな取り扱いが可能です。
さらに、物件情報や入居者情報を一元管理できるので、データの入力を繰り返す必要はありません。一度入力したデータは、帳票や契約書作成などさまざまな場面で活用できます。賃貸管理システムによっては複数アカウントによる同時ログインも可能であるため、リアルタイムな情報共有も簡単です。
くわえて、セキュリティ面も安心です。クラウド型の賃貸管理システムであれば突発的にデータが消える可能性も極めて低いでしょう。機能の拡張やアップデートも可能であり、あらゆる賃貸管理業務に役立つため、顧客・社員両方の満足度向上に役立ちます。
賃貸管理システムで賃貸管理するデメリット
賃貸管理システムのデメリットは「費用がかかる」という点です。エクセルの値段は20,590円（税込）である一方で、賃貸管理システムは初期費用で数百万円以上になることも珍しくありません。
できるだけ初期費用やランニングコストを抑えたい場合、クラウド型の賃貸管理システムを検討しましょう。クラウド型であれば、費用を数十万円程度に抑えられるうえに、月額料金を経費として計上できます。
賃貸管理システムの選び方
賃貸管理システムは自社に合ったものを選びましょう。自社に合ったシステムを選ぶためには、次の5つに注目するのがおすすめです。
- 種類
- 機能
- 操作性
- 会計システムとの連携
- サポート体制
それぞれ解説します。
種類
賃貸管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの違いは次の通りです。
| クラウド型 | オンプレミス型 | |
|---|---|---|
| 初期投資費用 | 低い | 高い |
| カスタマイズ性 | 制限される場合がある | 高いカスタマイズ性がある |
| 機能拡張コスト | 用意されている機能であれば導入コストを抑えられる | 機能ごとに自社で導入する必要があり対応コストがかさむ |
| サポート | サービス提供会社がサポートしてくれる | 自社で対応しなければならない |
| アップデート | サービス提供会社が実施する | 自社でソフトウエアのアップデートなどを実施する |
| アクセス | パソコン、スマートフォン、タブレットなど各種デバイスでアクセスしやすい | 外部ネットワークからのアクセスにはVPNなどの設定が必要になる |
| セキュリティ | クラウド会社が強固なセキュリティ対策を実施。必要によってIPアドレス等によるアクセス制限も可能。 （銀行預金のイメージ） | 自社で対策する必要があり、悪意のあるユーザーによる漏洩や、災害が発生すると、データの復旧はほぼ不可能。 （箪笥預金のイメージ） |
| 災害発生時のリスク | 災害対策を備えた専用のデータセンターで管理されているため、万が一の場合でもデータ喪失などのリスクが低い | 万が一、自社の建物が被害を受けた場合、サーバーもダメージを受けてデータ復旧が困難になるリスクが高い |
初期費用を抑えたい場合やはじめて賃貸管理システムを導入する場合は、クラウド型がおすすめです。
自社の環境に合うようカスタマイズしたい場合、オンプレミス型を検討してみましょう。
機能
「自社の課題解決につながる機能を備えた賃貸管理システムか」を確認しましょう。基本的に、メジャーな賃貸管理システムであれば機能面の差は大きくありません。ただし、システムによって「強み」が異なります。
たとえば、空室対策を強化したい場合、募集活動に力を入れている賃貸管理システムがおすすめです。管理業務を最適化して業務の効率化を図りたい場合、売上管理や仕分管理まで対応しているシステムが役立つでしょう。
操作性
従業員の中には、パソコンに不慣れな方もいるでしょう。どれだけ機能が充実していても、使い勝手がよくなければかえって作業効率が悪くなってしまいます。
そんなときは、操作性のよいシステムを選べば、パソコンに不慣れな方でもすぐに使いこなせるようになります。業務効率が向上するだけでなく、システムの使い方を覚える時間も大幅に削減できるでしょう。
会計システムとの連携
現在使用している会計システムとの連携も確認しましょう。万が一、連携できなければ、会計業務だけを別のソフトで入力しなければなりません。入力の手間が増えるうえに、ミスやトラブルにつながる恐れもあるでしょう。
CSV出力できる賃貸管理ソフトであれば、会計システムとの連携が可能です。
サポート体制
サポート体制の確認も重要です。とくに、次のポイントは必ず確認しましょう。
- 迅速に対応してくれるサポート体制が整っているか
- 導入前・導入後もサポートしてくれるか
- 土日祝もサポートセンターに相談できるか など
自社の営業日とシステムの定休日が重なっていると、トラブルや問題が発生した際に、サポートしてもらえません。サポートセンターの営業時間は事前に調べておきましょう。
賃貸管理業務の効率化なら『いい生活のクラウドSaaS』
賃貸管理にはさまざまな業務があります。「初期費用をかけたくないから」とすべてを手作業で行っていると、一つの契約を完了させるまでに途方もない時間がかかってしまうでしょう。
賃貸管理業務を効率化し、残業を減らしたり生産性を高めたりするには賃貸管理システムの導入が重要です。そこでおすすめなのが当社の『いい生活のクラウドSaaS』です。
『いい生活のクラウドSaaS』を使うメリットは、主に5つあります。
- 賃貸管理業務を一元管理できる
- スピーディーに機能が改善される
- アカウントを無制限に作れる
- 直感的に操作できる
- すでに導入済みの会計システムなどと連携できる
賃貸管理業務を一元管理できる
紙やエクセルの場合、契約書や帳票ごとに必要な情報を手作業で入力しなければなりません。場合によっては、同じ情報を複数回入力する場合もあるでしょう。
『いい生活のクラウドSaaS』では、物件情報や顧客情報といったさまざまなデータを一元管理できます。入力の手間が省けるうえに、重複やミスの防止に役立つでしょう。
迅速なシステム機能改善
不動産業界は、法改正が行われることも珍しくありません。紙やエクセルで賃貸管理していると、法改正があった際に手作業での確認・変更が必要です。
『いい生活のクラウドSaaS』の場合、ベンダー側（『いい生活のクラウドSaaS』の提供企業側）が更新作業を行ってくれるため、膨大な時間がかかる更新の手間を省けます。銀行・住所マスタも更新してくれるうえに、アップデートも都度実施してくれます。
すでに導入済みの外部システムと連携できる
会計システムなどの、すでに導入している外部システムとの連携ができる点もクラウドSaaS賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』の強みです。紙やエクセルだと外部システムと連携できないため、別のシステムを立ち上げる必要があります。
一方、『いい生活のクラウドSaaS』のは会計ソフトや電子契約システムといった外部システムと簡単に連携できます。仲介会社向け、売買業務向けなどさまざまなサービスを用意しているため、あらゆる不動産業務全般を効率化できるでしょう。
アカウントを無制限に作れる
『いい生活のクラウドSaaS』のは、無制限にアカウントを作れるため、社員同士でデータをスピーディーに共有できます。
不動産会社の中には、エクセルで作ったデータをpdfにしてメールで送ったり、コピーして郵送したりするところもあります。『いい生活のクラウドSaaS』のを利用すれば、いちいち担当者にデータを送らなくても必要な情報を担当者自身で簡単に確認することが可能です。
直感的に操作できる
『いい生活のクラウドSaaS』のは直感的に操作できるため、パソコンが苦手な人でも簡単に使いこなせるでしょう。操作に不安が残る場合でも、導入の前後で手厚い運用支援を実施します。
さらに、システム導入後（運用中）も専門のサポートスタッフが電話やメールでの問い合わせに迅速に対応します。土日祝も専門スタッフが常駐しているため安心です。実際に、サポート品質満足度は90.8%と非常に高い数値をキープしています。
賃貸管理業務は『いい生活のクラウドSaaS』で楽になる
賃貸管理にはさまざまな業務があります。戸数が増えてくると賃貸管理の業務量が増えるとともに、ミスの発生確率も高まってしまいます。場合によっては、経営に大きなダメージを与えるトラブルに発展しかねません。
業務を効率化するとともにミスの予防に役立つのが賃貸管理システムです。賃貸管理システムを導入することでさまざまなデータを一元化でき、余計なミスの防止につながります。
『いい生活のクラウドSaaS』のであればクラウド型であり、初期費用を抑えたシステム導入が可能です。コストを抑えてスピーディーに賃貸管理システムを導入したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
