物件情報管理とは？不動産の種別ごとに管理すべき情報の内容やシステム導入のメリットなどを解説
物件情報管理とは、不動産に関するさまざまな情報を管理することを指します。例えば、建物の情報や施工履歴、契約に関する情報などです。これらの物件情報は正確かつ一元管理すること、業務の効率化や資産価値の向上につなげることができます。
そこで今回は、不動産物件種別ごとの情報管理の特徴、物件情報管理システムの機能や導入のメリットなどをご紹介します。物件情報管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
不動産の種別によって異なる物件情報管理
物件情報管理は不動産の種別によって管理する情報や目的などが異なります。
- 賃貸物件
- オフィス
- 商業施設
- 投資物件
不動産種別ごとの物件情報管理についてご紹介しましょう。
賃貸物件
賃貸物件における物件情報管理では、賃貸物件のさまざまなデータを保存・管理することで、物件情報の検索や空室状況の確認をスムーズに行うことができます。物件の情報にはテキストだけでなく、写真や間取り図なども含まれます。
また、物件情報や顧客情報に紐づいて契約情報も管理します。各情報が紐づけられることで、誰がどの物件に契約しているかをスムーズに把握することが可能です。
オフィス
オフィスの物件情報を管理することで、資産価値の維持・向上につなげることができます。また、各オフィスの契約情報や請求額の管理、設備の点検管理状況など、の各データを活用・分析することで収益性の改善にも役立ちます。例えば、オフィスの設備コストを抑えることを目的に、電気やガスなどのエネルギーコストを考慮して、社員数に見合った会議室を提案するといったことも可能です。
商業施設
商業施設には複数のテナントが入るため、各テナントにおける契約状況や請求・支払い状況などの管理が重要になります。各種データの分析により、集客戦略を立案し、結果をテナントや商業施設にフィードバックすることで、集客数の向上による利益の増加を図れます。
投資物件
投資物件の場合、契約書や図面に加えて、財務諸表の管理なども重要です。
企業の規模によっては投資物件の数が数千棟に及ぶこともあります。各物件の収支状況や収益性、空室状況などを一元管理することで、データ分析の精度を高めることが可能です。具体的には、物件のキャッシュフロー分析、収益性の評価、投資戦略の策定とリスク管理などが該当します。これらにより、資産価値の向上による収益の最大化が期待できるでしょう。
賃貸物件における物件情報の管理
賃貸物件では主に以下の内容に関する物件情報を管理しています。
- 入居者募集
- 入居者管理
- 建物管理
- オーナー対応
入居者募集
入居者募集では、入居者の集客や内見の案内、賃貸借契約の締結に関連する各種対応を行います。
入居者の集客においては、近隣物件の家賃相場や募集状況などの調査を行い、管理物件の募集条件が相場と合致しているかどうかを確認することが大切です。
入居者管理
すでに物件に入居している方への対応も物件管理業務に含まれます。隣人トラブルやクレームへの対応、契約の更新・解約業務などが一例です。騒音やマナー違反といった入居者同士のトラブルから、設備不良に関するクレームまで幅広く対応する必要があります。クレームを未然に防ぐために、物件情報管理によって収集したデータを活用し、事前の対策や迅速な対応を可能にする体制づくりも重要です。また、家賃の回収業務や支払いが滞っている家賃滞納者への督促対応なども迅速な対応がポイントとなります。
建物管理
建物管理には、快適な住環境を維持するために必要なメンテナンスや点検・修繕計画などの策定が含まれます。設備点検には法律で義務付けられている「法定点検」と「任意点検」の2種類があります。法定点検は専門的な知識と技術を持つ業者への委託が必要です。
これらに加え、物件全体の清掃業務や退去後の原状回復なども建物管理業務に含まれます。これらの業務は不動産管理会社がまとめて対応している場合もありますが、専門の業者に委託するケースも少なくありません。
オーナー対応
不動産管理会社は物件のオーナーが損失を被らないように、不動産経営のサポートを担います。
不動産経営や物件管理などで生じるオーナーの課題に寄り添いながら、賃貸管理業務を通じて蓄積されたデータを分析・活用し、リスクの低減、課題の解決につなげていきます。
物件情報の管理に欠かせない「物件管理システム」とは？
物件管理システムを導入することで、不動産に関するあらゆるデータを一元管理でき、業務効率化を実現することが可能です。Excelやクラウドストレージサービスを使って情報を管理することもできますが、データ管理が煩雑になりやすく、かつ物件情報や入居者情報はすべて手動で入力する必要があるため、誤入力やデータ重複などのミスが生じる可能性があります。
しかし、物件管理システムならそのようなミスも発生しにくく、情報共有もスムーズに行うことが可能です。
物件管理システムは2種類
物件管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。オンプレミス型は自社の管理方法に合わせてシステムを開発する形態です。自社専用のサーバーを設けることになるため、汎用性が高く、社内システムとの統合・連携もしやすいことが特徴です。ただし、サーバーの構築に時間がかかったり、初期費用がかかったりするといったデメリットもあります。
クラウド型はクラウド上でデータを管理する形態です。クラウド上でシステムやソフトウェアと連携できることから、社内だけでなく外出先からアクセスすることもできます。サーバー構築費用が抑えられることに加えて、システムを構築するまでの日数も短期間で済みことが特徴です。
物件管理システムの主な機能
物件管理システムの主な機能は以下の3つです。
- 物件の情報管理
- 営業支援
- 売上管理
各機能について詳しくご紹介します。
物件の情報管理
物件の間取りや築年数、駅からの距離、賃料など、物件に関するさまざまな情報を管理できます。また、各設備を点検する際の日程調整や、入居者に配布する文書のデータなどもまとめて管理することが可能です。
営業支援
不動産仲介業務のサポートとして、営業支援機能が備わっているシステムもあります。集客状況や契約件数を素早く確認できるだけでなく、他店舗の営業進捗を確認できるなど、情報共有の円滑化による業務効率化につなげることができます。
売上管理
不動産会社にとって、各物件の収益状況を正確に把握し、経営判断に活かすことは重要です。物件管理システムの売上管理機能を活用すれば、物件ごとの収益や経費を一元管理でき、収支バランスを明確にすることが可能になります。
さらに、契約状況や管理コストを可視化することで、注力すべき物件を見極め、経営資源を最適に配分しやすくなります。また、家賃の回収状況や未払い管理、修繕費の予算調整もスムーズに行えるため、安定した運営につながるでしょう。
物件管理システムを導入するメリット
物件管理システムを導入すると、以下のメリットが得られます。
- 業務を効率化できる
- 最新の物件管理情報をチェックできる
- 人的ミスを削減できる
- コスト削減につながる
- 資産価値の向上につながる
- 入居者の満足度向上につながる
業務を効率化できる
物件管理システムの導入により、不動産管理業務を効率化できます。例えば、点検業者とやり取りをするうえで、過去の点検内容を保存しておけば、それ以降の点検依頼をスムーズに行うことができるでしょう。書類整理などの煩雑な作業も、物件管理システムによって簡略化できます。
最新の物件管理情報をチェックできる
物件管理システムを導入することで、物件情報をリアルタイムで確認できるようになります。都度オーナーに連絡し、確認するといった手間暇がかからなくなるため、業務の効率化が期待できます。
人的ミスを削減できる
物件管理システムを導入することで、情報を間違えて記載したり、書類を紛失してしまったりするといった人的ミスを減らすことができます。
コスト削減につながる
物件情報管理システムの導入により、業務の属人化を防ぎ、一人ひとりの業務負荷を軽減できます。管理物件のさまざまな情報をシステム上で同じルールで管理するため、社内の誰でも簡単に素早く情報にできるためです。
また、データはクラウド上で管理するため、書類などを保管するためのスペースや、消耗品の削減によるコストカットも期待できます。
資産価値の向上につながる
物件管理システムを活用してあらゆる情報をデータ化し、一元管理できる状況になれば、データに基づいた分析も容易になります。分析した結果をもとに運用を行うことで、不動産の資産価値向上が見込めます。
景気動向なども加味して適切な賃料設定を行う際にも有効活用できそうです。
入居者の満足度向上につながる
物件情報管理システムは、さまざまな物件情報にスムーズにアクセスすることが可能なため、入居者からのリクエスト・問い合わせがあった際にも速やかに対応することが可能です。問い合わせを履歴として記録することで、担当者に変更があった場合も引き継ぎや代理での対応がしやすくなります。業務フローの見直しや改善も容易になりますので、入居者・顧客の満足度向上につなげることができるでしょう。
物件情報管理は賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』にお任せ！
物件情報管理は、業務の効率化や人的ミスの削減などさまざまな効果が期待できますが、具体的にどのようなシステムを導入すればいいのか迷ってしまう方も多いはずです。そんな方におすすめしたいのが、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』になります。ここでは、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』にの特徴をご紹介します。
賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』で物件情報を一元管理できる
賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』には、物件管理、賃貸契約、入出金管理など、物件に関するあらゆる情報を一元管理できるクラウド型システムです。従来、紙媒体やExcelファイルで分散管理していた情報を一つのシステムに集約できるため、仲介会社への情報提供の効率と正確性が向上します。
また、無駄な入力作業や人的ミスを防ぎやすく、クラウド型の特性を活かして法改正にも迅速に対応できます。
導入前後のサポート体制も充実
物件管理システムの導入が初めての方でも安心して利用できるよう、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』にでは、初期設定のサポートに加え、運用後も専任スタッフによる支援を受けられます。
また、いい生活の子会社である株式会社リアルテック・コンサルティング（RTC）では、本稼働後の業務支援として、データ入力や運用業務をBPaaSでサポートすることも可能です。
例えば、初期データの移行、帳簿類のカスタマイズ、業務コンサルティング、分析レポートの作成など、独自の技術やシステムを活用し、業務の効率化を実現します。ITシステムのノウハウに不安がある方でも、安心して導入できます。
物件情報管理はシステム化による業務効率化を目指そう
今回は、物件情報管理や物件管理システムの特徴についてご紹介しました。不動産の物件種別によって、情報管理の方法は異なります。Excelやクラウドストレージサービスを活用すれば物件情報の管理は可能ですが、専用の物件管理システムを導入することで、より利便性が高まり、業務の効率化が期待できます。
物件管理システムにはさまざまな種類がありますが、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』に』なら、物件に関するあらゆる情報を一元管理できるうえ、充実したサポート体制が整っているため、初めて導入する方でも安心して利用できます。物件管理の効率化をお考えの方は、ぜひ賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』にをご活用ください。
