不動産業務の総合支援ツール・システムとは？主な機能や導入のメリット

不動産業務の支援ツール・システムを使えば、不動産業務の効率化につながります。単に業務効率化ができるだけでなく、ミスやトラブルの予防、残業の削減が図られることで、業務の質も向上するでしょう。また、業務内容や人員コストが効率化された分、顧客対応といった面を充実させたりコア業務へ注力したりすることも可能です。

そこで今回は、「不動産の業務支援ツール・システムとはどのようなものか？」や、導入メリットなどを詳しく解説します。

そもそも不動産の業務支援ツール・システムとは？

不動産の業務支援ツール・システムとは、不動産市場での日常業務を効率化してくれるシステムのことです。主に、物件情報の一元管理や家賃の管理、不動産ポータルサイトへの一括掲載、入居者の対応、経営情報の分析などのサービスを提供しています。

業務支援ツール・システムを使用せず書類の作成をする場合、法令や社名、宅建業の免許番号などが変わるたびに手動で更新する必要があります。しかし、システムを導入することで、このような手間をすべて自動化できるのです。

ただし、注意していただきたいのは、基本的にどのようなツール・システムも総合的な機能を有している場合が多いものの、中には「物件情報と顧客情報が一元化されていない」「営業に特化している」といったものもあります。したがって、自社の目的や課題に沿ったシステムであるかを検討した上で、導入することが大切です。

不動産会社向け業務支援ツール・システムの主な機能

不動産会社向けの業務支援ツール・システムには、さまざまな機能が備わっています。次の7つに分けて、詳しく解説します。

• 賃貸物件・顧客情報管理
• 不動産売買管理
• 不動産情報・入居者・オーナー情報管理
• 契約書・請求書管理
• 入金・支払管理
• 取引先管理
• 会計・収支管理

①賃貸物件・顧客情報管理

業務支援ツール・システムは賃貸物件の基本情報（住所や間取り、広さ、設備など）や物件の状態（入居可否や修繕履歴など）を一元管理できる機能を有しています。そのため、業務支援ツール・システムを利用することで、空室状況をリアルタイムで把握し、入居者の情報を正確かつ迅速に管理できるようになるでしょう。

『いい生活のクラウドSaaS』では、物件情報にくわえ顧客情報も一元管理できます。そのため、物件や顧客に関する必要な情報をすぐに確認できるだけでなく、物件と顧客の情報が紐付けされていることから、書類作成時のミスやトラブルも防げるでしょう。

②不動産売買管理

不動産業務支援ツール・システムには、不動産売買に関する情報を管理する機能も付いています。不動産売買に関する情報とは、次のようなものが含まれます。

• 物件の特性や状態
• 物件の価格
• 契約関連
• 売主や買主などの情報管理　など

また、不動産業務支援ツール・システムを利用して、複数の不動産ポータルサイトに不動産の情報を一括掲載することも可能です。今まで個別に入稿・チェックしていたものが一括でできるようになるため、大幅な工数の削減につながることでしょう。

さらに、不動産ポータルサイトの反響をリアルタイムで取得し、自動的に返信メールを送信する機能も付いているため、見込み客を取り逃すといった機会損失の防止にもつながります。

③不動産情報・入居者・オーナー情報管理

不動産業務支援ツール・システムは、不動産情報も一括管理できるため、不動産管理会社のフロント担当者にとっても役立つシステムです。

フロント担当者は入居者の生活をサポートし、クレームや問い合わせに対応するといった重要な役割を担っています。またそれら情報をオーナーに報告する必要もあります。そのため、入居者・オーナーの情報を簡単に収集できる不動産業務支援ツール・システムは、トラブルを迅速に解決する上で、非常に重要なシステムであるといえるでしょう。

④契約書・請求書管理

不動産業務支援ツール・システムには契約書・請求書を管理する機能も付いています。この機能を利用し、事前に顧客や物件のデータを登録しておくことで、書類作成の際にいちいち入力する手間を省ける上に、人的ミスの防止にもつながるでしょう。

管理するデータは、顧客・物件の基本的な情報だけでなく、入居期間や家賃、敷金などの重要な情報も一元管理されているため、データがどこに保存されているのか探す必要もなくなります。請求書の発行と管理も自動化され、家賃やその他費用の請求も正確に行えるでしょう。

⑤入金・支払管理

手動で入金・支払いの管理を行っていると、担当者が忘れたり、支払いの遅延が発生したりといったトラブルが起こりえます。そうなると、相手に迷惑を掛けたり、不動産会社のキャッシュフローに影響が出たりする可能性もあるでしょう。

不動産業務支援ツール・システムには、入金・支払管理に関する機能も付いています。家賃の入金や修繕費用の収支を効率的に管理できる上に、滞納や未払いに対しても早急に対処できます。さらに、総合振込データの自動生成も可能です。

⑥取引先管理

不動産業務支援ツール・システムには、各取引先の基本情報（氏名、住所、電話番号など）や契約状況を一元管理する機能が付いています。

これは不動産会社のフロントマンにとっても有効活用できる機能であり、取引先からイレギュラーな問い合わせがあった際にも、必要な情報をすぐに参照できるため、トラブルの回避にもつながるでしょう。

⑦会計・収支管理

不動産業務支援ツール・システムには、会計や収支の管理に関する機能も付いています。不動産業務支援ツール・システムを利用することで入出金に関する情報を収集してくれるため、リアルタイムで収支状況の把握が可能です。

一般的な会計ソフトウェアとも連携できることから、簿記の知識がないスタッフでも不動産業務支援ツール・システムを利用することで、正確な会計処理を行えるでしょう。

不動産業務に総合支援ツール・システムを導入する主なメリット

不動産業務は、エクセルなどの各種無料ツールでの対応も可能です。しかし、総合支援ツール・システムの導入により、さまざまなメリットを実感できるでしょう。

具体的には以下の4つのメリットがあげられます。

• さまざまな管理業務を効率化できる
• あらゆる情報を1つのデータベースで管理・運用できる
• 顧客満足度向上や営業力強化につながる
• セキュリティ対策やシステム運用コスト低減が実現できる

それぞれ解説します。

さまざまな管理業務を効率化できる

不動産業務の総合支援ツール・システムの導入により、さまざまな管理業務の効率化が可能です。

不動産業務に特化していないエクセルなどの無料ツールの場合、管理に必要なデータを担当者や事務員が手作業で入力しなければなりません。場合によっては、同じ情報を複数回入力しなければならないケースもあるでしょう。入力内容にミスがあれば、顧客とのトラブルやクレームにつながる可能性もあります。

しかし、不動産業務の総合支援ツール・システムであれば、エクセルなどに比べて効率的な業務管理が可能です。一度入力したデータをさまざまな管理場面で活用でき、マスターのデータが間違っていない限り、記載ミスが発生することもありません。またデジタル化により、紙での保管や整理の手間が削減され、物理的なスペースの節約や紛失・損傷のリスク軽減にもつながるでしょう。

あらゆる情報を1つのデータベースで管理・運用できる

あらゆる情報を1つにまとめられる点も、不動産業務の総合支援ツール・システムの主なメリットといえるでしょう。たとえば、物件情報や契約情報、入金履歴、取引先情報など、不動産業で必要な情報のすべてを1つのデータベースで管理できます。

総合支援ツール・システムを使用しない場合、「顧客管理は表計算ソフト」「広告掲載は不動産ポータルサイト」「賃料の回収は単独のシステム」といったように、複数のツールを使い分けなければなりません。単独のシステムは拡張性に乏しく、業務ごとに連携できない場合もあります。

総合支援ツール・システムであれば、これらすべての機能を一元化できます。例をあげると、物件情報と契約情報を連動させて自動的に請求書・支払データを生成し、入出金データを会計情報と連携させるといったことが可能です。

顧客満足度向上や営業力強化につながる

不動産業務の総合支援ツール・システムの導入は、すべての情報を1つのデータベースで管理できるため、顧客満足度向上と営業力強化にもつながります。

管理業務が効率化されることにより、不動産会社は多くの時間を顧客対応に充てられ、より迅速かつ的確なサポートが提供できます。たとえば、今まで後回しにしていたトラブルの対応や不動産の修繕・メンテナンス関連業務にも素早く対応でき、顧客満足度の向上につなげられるでしょう。

さらに、不動産業務で必要な情報をデジタルデータで一元管理できるため、スタッフ間での情報共有もスムーズに行えるようになります。クライアントへの対応がよりスピーディーに行えるため、営業力も強化されることでしょう。

セキュリティ対策やシステム運用コスト低減が実現できる

不動産業務の総合支援ツール・システムには大きく分けて、クラウド上で保存・管理する「クラウド型」と、自社のサーバーにインストールするタイプの「オンプレミス型」があります。クラウド型サービスは、オンプレミス型のサービスに比べ、低コストで始められるといったメリットがあります。

オンプレミス型の場合、不動産会社の環境に合わせて独自にシステムを組まなければなりません。そのため、導入費用だけで数百万円掛かる場合もあるでしょう。導入後のセキュリティ対策も、専門人材を雇用するなど人材確保と運用コストが掛かります。

しかし、クラウド型サービスならコストを抑えられる上、導入後すぐに活用できます。くわえて、セキュリティ対策はサービス提供会社が対応してくれるので、セキュリティ対策業務に時間が取られることもなく安心です。

クラウド型とオンプレミス型の違いをまとめると、以下の表のようになります。

不動産業務の総合支援サービスなら『いい生活のクラウドSaaS』

不動産業務の総合支援サービスには、さまざまな種類があります。大切なのは、自社の課題を解決できるシステムを選ぶことです。

「どのシステムを選べばよいかわからない」という場合、『いい生活のクラウドSaaS』の導入をご検討ください。不動産業務をトータルでサポートするクラウドSaaSです。

「賃貸管理業務」「賃貸仲介業務」「売買仲介業務」といった3つのポイントから、『いい生活のクラウドSaaS』のサービス内容と具体的な機能を紹介します。

賃貸管理業務の課題を解決する支援ツール・システム

賃貸管理業務の課題を解決する『いい生活のクラウドSaaS』の支援ツール・システムは次の通りです。

たとえば、クラウドSaaS賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』では、契約や家賃、案件といった賃貸管理業務に関係するデータを一元管理できます。滞納や督促の状況も確認可能です。

管理会社向けのサービスである『いい生活Square』では、無料で業者間流通サイトに物件を掲載でき、オンラインで内見予約や入居申込ができます。

『いい生活Hom』『いい生活Own』は、オーナーや入居者のコミュニケーションサービスで、月額の料金や初期費用は基本的に0円（※）です。

※利用人数により異なります。

賃貸仲介業務の課題を解決する支援ツール・システム

賃貸仲介業務の課題を解決する『いい生活のクラウドSaaS』の支援ツール・システムは次の通りです。

『いい生活賃貸クラウド 物件広告』を利用すれば、自由な時間・場所で物件広告を作成できるようになります。『いい生活賃貸クラウド One』は、物件チラシや契約書の作成・出力も簡単です。

営業に力を入れたい場合、『いい生活賃貸クラウド 営業支援』がおすすめです。自動返信メールや顧客情報などを活用し、お客様からの問い合わせや反響、追客業務、来店対応などの業務を効率化できます。

売買仲介業務の課題を解決する支援ツール・システム

売買仲介業務の課題を解決する『いい生活のクラウドSaaS』の支援ツール・システムは次の通りです。

売買仲介業務において、事務作業や書類作成を効率化したい場合は『いい生活売買クラウド One』がおすすめです。売却査定や販売、広告、顧客情報の管理、売買契約、成績管理など一連の業務をデジタル化できるツール・システムとなっています。

売買仲介の営業支援のサポートには『いい生活売買クラウド 営業支援』が役立つでしょう。問い合わせや反響、追客業務、来店対応業務の効率化が可能です。

不動産業務の総合支援ツールを活用しよう

不動産業務の総合支援ツールを活用すれば、さまざまな業務を最小限の労力で行えます。システムを導入することにより、賃貸管理だけでなく、賃貸仲介や売買仲介といった業務も効率化できるでしょう。

さらに、クラウド型なら初期費用を抑えた上での導入が可能です。『いい生活のクラウドSaaS』ならクラウド型である上に、「賃貸管理」「賃貸仲介」「売買仲介」といったすべての不動産業務をサポートできるため、気になる方は、お気軽にご相談ください。