クラウド賃貸管理システムとは？選び方やメリット・デメリットを紹介

現在、国を挙げてDX化が推進される中、不動産業界でもデジタル化へのシフトが進んでいます。ただ、このような社会背景があることは知ってはいるものの、「不動産業界のデジタル化が具体的にどのようなものなのか知らない」という方も多いでしょう。

そこで今回は、不動産業界に普及が進むデジタルツールの1つであるクラウド賃貸管理システムについて解説します。主な導入メリットとデメリット、システムの選び方などもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

クラウド賃貸管理システムとは

クラウド賃貸管理システムとは、不動産所有者や管理会社が賃貸物件の運用をスムーズに管理するためのソフトウェアツールです。

従来の場合、物件情報や入居者のデータは紙や表計算ソフトで管理され、手作業で入力・更新されていました。しかし、クラウド賃貸管理システムを使えば、これらの作業をすべて効率化できます。

たとえば、クラウド賃貸管理システムを使用すると、1つのツールで物件管理や賃貸借契約、家賃などの入出金管理などができます。

クラウド賃貸管理システムの必要性

クラウド賃貸管理システムは、「賃貸管理業務を効率化したい」と考えるうえで最適なツールといえるでしょう。今まで手作業でやってきたことをシステム上で行えるため、業務の効率化が図れるうえに、ミスの予防や残業の削減にもつながるためです。

紙や表計算ソフトの場合、手動で情報を入力する必要があるため、管理戸数が多くなるとデータの入力ミスや紛失リスクが高まります。クラウド賃貸管理システムなら情報が一元管理されるうえに、更新も容易なため、ミスの発生が防げます。

入出金も自動的に記録され、滞納通知の送信もシステムからできるため、滞納のリスクも減るでしょう。あらゆる賃貸管理業務を効率化できるのがクラウド賃貸管理システムなのです。

クラウド賃貸管理システムの機能

クラウド賃貸管理システムには、以下のようにさまざまな機能があります。

• 物件情報の管理
• 入居者、オーナー情報の管理
• 契約情報の管理
• 請求、入金、支払い、出金の管理
• 問い合わせや修繕の管理
• 経営状況の管理
• 帳票の出力　など

たとえば、クラウド賃貸管理システムの利用により、物件の詳細情報を一元管理できます。部屋数や面積、家賃などのデータを容易に管理できるため、物件の状態をリアルタイムで確認でき、空室の有効活用や賃料の設定に役立ちます。

また、クラウド賃貸管理システムは入居者情報や支払いの管理、問い合わせの管理などにも対応可能です。売上や支出などのデータの表示もでき、経営判断に役立ちます。

さらに、帳票の出力も可能です。アップデートによって帳票の内容を最新の法令に則したものにできるので、トラブルの防止にもつながります。

クラウド賃貸管理システムのメリット

クラウド賃貸管理システムにはさまざまなメリットがあります。ここでは、以下6つのメリットを紹介します。

• 煩雑な賃貸管理業務を効率化できる
• スムーズに情報を共有できる
• ミスを防げる
• 機能の拡張やアップデートができる
• 顧客・社員両方の満足度が上がる
• 導入コストが低い

煩雑な賃貸管理業務を効率化できる

クラウド賃貸管理システムの導入により、煩雑な賃貸管理業務を効率化できます。紙や表計算ソフトの場合、契約情報や入居者情報を手作業で入力しなければなりません。場合によっては、同じ内容を二重、三重に入力する場合もあるでしょう。

クラウド賃貸管理システムなら、最初にデータを入力しておけば、さまざまなデータをすぐに確認できるうえに、書類作成時もデータが自動で反映されるのでスムーズです。

クラウド賃貸管理システムによっては賃料の滞納通知機能もあるため、集金業務時にも重宝します。今まで時間がかかってきた業務を効率化できるため、管理業務の工数削減につながるでしょう。削減した時間を使って別の事業に注力したり、顧客に対してより手厚い対応ができたりするようになり、売上の向上にもつなげられます。

スムーズに情報を共有できる

紙や表計算ソフトなどの場合、本社にデータを送信したり印刷したものをFAXで送ったりしなければ、情報の共有ができません。場合によっては、本社〜支社間等で何度も書類が往復し、業務がなかなか進まないこともあるでしょう。

クラウド賃貸管理システムでは、物件情報や入居者・オーナー情報、契約書類、支払い履歴などのデータがオンライン上でリアルタイムに更新されるため、関係者は必要な情報にすぐアクセスできます。

ミスを防げる

クラウド賃貸管理システムの導入はミスの予防にもつながります。紙や表計算ソフトなどで管理している場合、入力ミスや紛失（データの誤った削除）などのリスクがあります。ミスをしっかり予防していても、不意な停電や誤った上書き保存などでデータが消えてしまう可能性もあるでしょう。

クラウド型賃貸管理システムなら、登録されたデータは書類や帳票を作成する際に自動で反映されるため、入力ミスを予防できます。登録されたデータはクラウド上にに保存されるので、データが消える可能性も極めて低いです。

機能の拡張やアップデートができる

機能の拡張やアップデートができる点も、クラウド賃貸管理システムのメリットです。

不動産関連の法律は、常に改正されています。紙や表計算ソフトの場合、法改正があると、すべてを手動で対応しなければなりません。手間や時間がかかってしまううえに、対応しきれていない部分があると、トラブルにつながる可能性があるでしょう。

クラウド賃貸管理システムなら、最新の法改正に対応するようシステム提供元がアップデートを行います。また、「新しく売買管理も始めたい」「仲介業務も開始したい」と考える場合でも、簡単に機能を拡張することが可能です。

顧客・社員両方の満足度が上がる

クラウド賃貸管理システムは、顧客・社員両方の満足度向上をもたらします。たとえば、入居者やオーナーはアプリを通じて契約更新や問い合わせができるようになり、利便性が向上します。

管理者や社員にとっても業務が効率化され、負担を軽減できるでしょう。結果として、顧客・社員両方の満足度向上に寄与します。

導入コストが低い

クラウド型賃貸管理システムは、導入コストがリーズナブルです。自社でシステムを構築するオンプレミス型などは環境によっては数百万円以上の初期投資が必要になる場合もありますが、クラウド型であれば、ハードウェアの購入やシステムの設置といった初期投資を大幅に削減できます。

たとえば、クラウドSaaS賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』の場合、料金例は次の通りです。

導入コストをできるだけ抑えたい場合はクラウド賃貸管理システムがおすすめです。

クラウド賃貸管理システムのデメリット

クラウド賃貸管理システムには、次のようなデメリットもありますのでを覚えておきましょう。

• 継続的に費用が発生する
• ネットワークに接続しないと使えない

継続的に費用が発生する

クラウド賃貸管理システムは初期投資を抑えられる一方、サブスクリプションになっていることがほとんどです。月額費用という形で継続的に費用が発生します。

もっとも、継続的に費用を支払うからこそ、サービス提供会社から常に手厚いサポートを受けられる場合が多いです。さらに、クラウド型は月額料金を経費として計上できるため、会計処理上もお得です。

ネットワークに接続しないと使えない

クラウド賃貸管理システムは、ネットワークに接続しないと使えません。サービス提供会社のクラウドサーバーに接続する必要があるためです。

オンプレミス型の場合、内部のネットワーク通信だけで完結するので、オフラインでも稼働できるというメリットがあります。

ただ、基本的にサービス提供会社のサーバーが長時間にわたってダウンすることはありません。業務時間外などを用いて定期的にメンテナンスを実施しているため、「突然使えなくなった」というトラブルが起きる確率は、オンプレミス型よりも低いでしょう。

クラウド型賃貸管理システムの選び方

クラウド型賃貸管理システムにはさまざまな種類があります。自社に合ったシステムを導入するためには、次の3つを軸に検討しましょう。

• 機能性・操作性
• 会計ソフトとの連携
• サポート体制

機能性・操作性

まずは、機能性・操作性に注目しましょう。操作性のよいソフトを選べば、業務効率が向上するだけでなく、ソフトの使い方を覚える時間を削減できます。

不動産業界に携わる人の中には、ITやパソコンに明るくない方も少なくありません。機能性・操作性に問題があると、かえって従業員の混乱を招きます。

ITやパソコンに詳しくない方でも直感的に操作できるシステムがおすすめです。

会計ソフトとの連携

会計ソフトを使って会計業務を行っている不動産会社もいるでしょう。クラウド型不動産管理システムの中には、各種会計ソフトと連携できるものも多いです。

連携できないクラウド型賃貸管理システムの場合、会計処理は別で行わなければなりません。たとえば、クラウド型賃貸管理システムでデータを確認し、会計システムで新たに情報を入力しなければならず、二度手間になってしまいます。

連携している場合、収支や経費などをCSVデータなどで取込めるため、手間が省けます。当社の『いい生活のクラウドSaaS』の場合、補助科目や摘要などを柔軟に合わせることも可能です。

サポート体制

サポート体制も確認しましょう。具体的には、次のポイントをチェックするのがおすすめです。

• 迅速に対応してくれるサポート体制が整っているか
• 導入前・導入後もサポートしてくれるか
• 土日祝もサポートセンターに相談できるか　など

サービス提供会社の中には、土日祝が休みになっているところもあります。自社の営業日とサポートセンターの対応可能時間帯が合っているかチェックしておきましょう。

『いい生活のクラウドSaaS』の場合、土・日・祝日もスタッフがサポート対応いたします。電話だけでなく、メールやチャットなど多様なチャネルで迅速に対応可能です。

クラウド型賃貸管理システムなら『いい生活賃貸管理クラウド』

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』はサポート品質満足度90.8％で、法人1,500社（4,500店舗）以上に導入いただいています。

ここからは、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』が選ばれる理由を5つ紹介します。

賃貸管理業務を一元管理

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』は、賃貸管理業務に必要なさまざまな情報を一元管理できます。

たとえば、クラウド型賃貸管理システムの中には賃貸管理システムと空室募集システムが別々になっているものもあります。別々になっていると管理が重複し、場合によってはミスにつながることもあるでしょう。

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』は賃貸管理と空室募集が一元管理できます。物件情報と顧客情報も一元化されており、重複や入力ミスの回避に役立ちます。

迅速なシステム機能改善

従来の管理方法では、法改正があるたびに契約書のひな型を変更しなければなりません。どのような箇所が変更されたのか、どういった内容になったのかを調査し、1つずつ確認しなければならないため、非常に時間がかかります。銀行・住所マスターに変更があった際も同じで、自社で情報を更新しなければなりません。

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』なら、ベンダー側（『いい生活のクラウドSaaS』側）で法改正に対応した機能改善を行うため、今まで時間がかかっていた調査や変更作業は必要なくなります。また、銀行・住所マスターも自動更新されるため安心です。

さらに、迅速にユーザーのご要望にお答えするため、都度アップデートも実施しています。

お客様のご要望に合わせた外部システム連携

クラウド型賃貸管理システムによっては、オーナーアプリや電子契約システムといった外部システムと連携ができないことも少なくありません。連携できたとしても調整にコストがかかり、思い描いた業務フローが構築できない場合もあります。

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』は、すでに導入済みの会計システムなどと連携可能です。もちろんほかの『いい生活のクラウドSaaS』のサービスと連携して、不動産業務全般を効率化することも可能です。

アカウント数無制限

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』は、アカウント数も無制限です。作成できるアカウント数に制限があると、担当者以外が入力できないといった課題が発生することがあります。

しかし、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』であれば、従業員全員がアカウントを作成でき、同じシステム上で情報を共有できるため、迅速な業務と正確な管理が実現します。

直感的な操作性と万全のサポート体制

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』は、サポート体制も充実しています。システム自体が直感的であり、パソコンなどのITに詳しくない方でも安心して操作することが可能です。

万が一、導入時に問題が起きたとしても、迅速にサポート対応いたします。システムのサポート専門スタッフを配置しており、土日も支援可能です。

システム稼働後も、サポートセンターは土日祝で営業しています。担当者がご利用企業様の運用をしっかりとサポートしますので、ご安心ください。

賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』の導入例

ここでは、賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』の2つの導入事例を紹介します。

導入例.1 さまざまな情報を一元化

株式会社青山メイン企画様は『いい生活のクラウドSaaS』を導入する以前、別の賃貸管理システムを使用していました。別の賃貸管理システムでは、契約や入居、解約といったデータがバラバラになっており、情報の入力に手間がかかっていたそうです。

『いい生活のクラウドSaaS』は、これらのデータを一元管理できるため、情報入力の手間を最小限に抑えられます。結果として打ち間違いも予防でき、作業効率がUPした事例です。

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導入例.2 データベースで情報共有

株式会社ニューガイア様は、入金の口座振替やオーナー送金といったお金に関する伝達の書類をExcelで作っていました。Excelは安価で導入できますが、不動産管理システムではないため、情報の共有をする際にpdfや紙などで出力した書類を担当者に送信する必要があります。

『いい生活のクラウドSaaS』はデータベースで情報共有ができるため、このような手間が省けます。アカウント数は無制限なので、現場の営業マンや事務員だけでなく、本社の会計担当や総務などさまざまな部課の人とのデータ共有が可能です。

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クラウド賃貸管理システムなら『いい生活のクラウドSaaS』

クラウド型賃貸管理システムの利用で、さまざまな賃貸管理業務を効率化できます。DX化が叫ばれる中、紙や表計算ソフトといった媒体からクラウド型賃貸管理システムのようなツールの導入に移行するのは、非常に重要なステップであるといえるでしょう。

クラウド型賃貸管理システムを導入するなら『いい生活のクラウドSaaS』がおすすめです。『いい生活のクラウドSaaS』は契約情報や顧客情報、空き物件情報等を一元化できるだけでなく、毎週アップデートが実施されるためどんどん使いやすくなります。

クラウド型なので、初期投資も抑えられます。賃貸管理のDX化を目指したい場合、まずはお気軽にご相談ください。