不動産業務支援システムとは？機能特徴や活用メリット、選び方を解説

不動産業務支援システムを活用すれば、あらゆる不動産業務を効率化できます。時間や労力がかかっている非効率な業務を削減することで、顧客対応や営業活動など本来の業務に集中でき、売上向上やコスト削減にもつながるでしょう。

しかし、不動産業務支援システムにはさまざまな種類があり、「どれを選べばよいか分からない…」「そもそもどういうものか分からない…」と疑問に感じている方もいらっしゃるかもしれません。

そこで今回は「不動産業務支援システムがどのようなものか」の基礎知識を解説します。基本的な機能、活用メリット、システムを導入する流れや選び方など、システムの概要把握にお役立てください。

不動産業務支援システムとは

不動産業務支援システムとは、賃貸管理や売買など不動産に関連する業務を効率化し、サポートするためのITシステムのことです。不動産業務支援システムを使えば、不動産業務に関連するすべての業務がデジタル化されるため業務効率化に役立ちます。

詳しくは後述しますが、不動産業務支援システムの活用にはさまざまなメリットがあります。例えば、不動産会社の中にはExcelで業務を管理しているところもあるでしょう。Excel管理もデジタル管理のひとつとはいえますが、Excel管理の場合、基本的に各データはファイル単位で管理することになり、ファイル同士のデータ連携や他のシステムとの連携には手間がかかります。

一方、不動産業務支援システムを導入すると、1つのシステムに情報を一元管理できることが大きな特徴です。各業務に関する情報はシステム内で連携させることができ、異なるシステム間でのデータ転記などの人力作業は不要になります。また、いつでも必要に応じてデータ出力や印刷をしたり、会計システムなど他のシステムと連携させたりすることも可能です。

不動産業務支援システムの主な機能

不動産業務支援システムには、さまざまな機能があります。次の3つの領域に分けて、一般的なシステムの機能をご紹介します。

• 賃貸管理の機能
• 賃貸仲介の機能
• 売買仲介の機能

賃貸管理の機能

賃貸物件の運営に関する一連の業務を管理する機能です。主に、賃貸管理会社に必要な機能を備えており、賃貸借契約・契約更新、家賃収納・滞納状況など、賃貸業務のあらゆる業務を一元管理できます。

例えば、次のような賃貸管理業務に対応した機能があります。

• オーナーや借主、取引先など顧客情報の管理
• 建物や部屋などの物件情報の管理
• 賃貸借契約・契約更新の管理
• 家賃や一時金の請求・回収管理
• 滞納・督促状況の確認
• 修繕対応や退去時の原状回復工事の履歴管理
• 入出金状況や売上・収支の管理
• 入居者からの問い合わせ対応
• オーナーへの連絡　など

当社の不動産業務支援システム『いい生活のクラウドSaaS』の場合には複数のサービスラインナップがあります。例えばクラウドSaaS賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』の場合、物件・顧客情報を一元管理でき、管理業務、契約書の作成、家賃の請求・回収などの賃貸管理業務に対応した機能を搭載しています。

賃貸仲介の機能

物件オーナーと賃貸物件を探している人との間を取り持つのが賃貸仲介の主な業務です。機能としては、主に賃貸仲介会社に必要な、物件広告などの集客業務、募集物件情報の登録・管理、内見や入居申込、賃貸借契約締結などの業務に対応した機能を備えています。

例えば、次のような賃貸仲介業務に対応した機能があります。

• 物件広告の作成
• 複数の不動産ポータルサイトへの一括掲載
• 物件チラシや契約書の作成・出力
• 出先での空室情報の検索・紹介
• 内見予約・入居申込のオンライン完結
• 営業活動におけるメール・LINE・チャットなどによる追客の効率化
• ライフラインなどの付帯取次
• 電子契約
• IT重説（Web会議システム）

例えば、当社の『いい生活Square』を利用すると物件情報の掲載や検索を行えます。1分単位で最新の情報を更新でき、スマートフォンやタブレットで近隣物件の検索や内見予約も可能です。仲介会社様であれば利用料金は無料でお使いいただけます。

売買仲介の機能

売買仲介は、不動産の売主と買主の間を取り持つのが主な業務です。集客や物件紹介、価格交渉、契約手続きなど売買仲介に必要な機能を備えています。

例えば、次のような売買仲介業務に対応した機能があります。

• 物件広告の作成
• 複数の不動産ポータルサイトへの一括掲載
• 販売図面や物件チラシの作成・出力
• 営業活動におけるメール・LINE・チャットなどによる追客の効率化
• 売り物件の査定書作成
• 書面の雛形を最新の法令に自動対応
• 電子契約
• IT重説（Web会議システム）

当社の『いい生活売買クラウド One』なら、売却査定、販売、広告、顧客情報の管理、売買契約、成績管理など、仕入れから契約までの一連の業務をすべてシステムで一元管理できます。

不動産業務支援システムの活用メリット

ここまで解説をご覧になった人の中には「ITシステムはお金がかかるので、Excel管理で十分では？」と考える人もいるかもしれません。しかし、不動産業務支援システムの活用には、Excelにはない次のようなメリットがあります。

• より多くの集客効果が期待できる
• 管理作業を効率化できる
• ヒューマンエラーを防ぐ

それぞれ詳しく見ていきましょう。

より多くの集客効果が期待できる

一般的に、不動産ポータルサイトに広告を掲載すればするほど、顧客の獲得につながりやすくなります。Excelで物件管理を行っている場合、1件ずつ手動でデータ入力や管理をする必要があり、人の手で行うには限界があります。

不動産業務支援システムを活用すると、複数の不動産ポータルサイトに一括で物件情報を掲載・管理できます。その結果、より多くの集客効果が期待できるでしょう。

例えば、当社の『いい生活賃貸クラウド 物件広告』の場合、一括で広告を入稿できる不動産ポータルサイトには次のようなものがあります。

• SUUMO
• LIFULL HOME’S
• at home
• CHINTAI
• スモッカ
• Yahoo！JAPAN不動産
• ホームメイト
• ピタットハウス
• レインズ　など

出稿時のエラーチェック機能も装備しており、人の手で入力するのと比べてミスが軽減できます。また、入力作業の時間を他の業務にあてることができるので、業務効率化や顧客対応充実を図ることが可能です。

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管理業務を効率化できる

不動産業務には、顧客・取引先の情報管理、オーナーや入居者からの問い合わせ、鍵管理、変動費や入出金の管理、オーナーへの送金管理など、さまざまな管理作業があります。

Excelで作業管理を行う場合、データの一元化がされていないため、該当の情報を検索して、場合によっては複数のファイルを開いて別々のデータを参照したり、複数のファイルへ何度も入力しなければならないケースも少なくありません。

不動産業務支援システムを使えば、このような手間を省け、作業時間の短縮ができます。

例えば、顧客情報などは問い合わせや申込情報からマスターデータとして自動登録できるシステムであれば、他の機能に情報を自動連携するなど、一連の管理作業に必要なデータ同士が簡単に紐付けられます。必要なときにすぐに顧客情報を呼び出して、ステータスを確認したり、情報の追加登録をしたりできます。

ヒューマンエラーを防ぐ

Excelの場合、手入力で作業を行うので、どうしても転記ミスの発生や、誤って必要な情報を上書き保存してしまうなどのヒューマンエラーのリスクがあります。

不動産業務支援システムを利用すると、最初のマスターデータへのデータ登録は必要ですが、同じ情報を何度も入力したり、手入力でデータを転記する作業は不要です。ヒューマンエラーが発生する可能性のある作業自体が減ることで、単純な人的ミスを大幅に削減できるでしょう。

例えば当社の『いい生活のクラウドSaaS』のシステムであれば、顧客が問い合わせや申し込み時に入力した情報を、そのまま契約書作成などに利用できます。顧客情報のマスターデータとして活用でき、取り違えがちな人名などの漢字表記・読み仮名の登録ミスも発生しません。

不動産業務支援システムを導入する流れ

不動産業務支援システムを導入する一般的な流れは次の通りです。

1. 自社の課題を明確にする
2. 導入する目的を明確化する
3. ロードマップを策定する
4. できる範囲で導入していく

1．自社の課題を明確にする

まずは自社の課題を明確にする必要があります。実際に作業を行っている担当スタッフにもヒアリングし、作業実態を正確に把握することが大切です。

具体的な業務プロセスに目を向け「どの業務にどれくらいの時間を要しているのか」「どの業務に改善の余地があるのか」を整理して、課題を洗い出しましょう。

2．導入する目的を明確化する

課題が明らかになったら、不動産業務支援システム導入の目的を設定します。

例えば、「Excel管理の入力作業に時間がかかっている」という課題が見つかった場合には、「Excel管理作業の効率化」という目的を設定します。可能であれば「1案件あたり2時間かかっているExce入力作業時間を4分の1以下に削減する」といった数値目標を掲げると、より明確になるでしょう。

目的を設定すると「どのようなツール・機能が必要なのか」も自然と見えてきます。インターネットなどで情報を検索して、導入候補となるシステムの詳細や費用感を把握し、必要に応じて詳細資料や見積もりを取り寄せます。

3．ロードマップを策定する

システム導入にあたっては、ロードマップを策定しておくのがおすすめです。ロードマップとは、プロジェクトを進める際の全体計画表のことです。「いつ着手し、いつまでに、何に対応するのか、誰が担当するのか」など、システム導入の検討から実際の利用開始までの手順を、時系列で記載しておきます。

ロードマップを社内の関係者に共有しておくことで、各タスクやスケジュールの全体像を俯瞰でき、どのタイミングで何が必要になるのかが分かるので、チームでの取り組みがスムーズになります。

また、ロードマップには、システム導入までの準備期間や、既存業務フローとの切り替えタイミングを設定しておくこともポイントです。

4．できる範囲で導入していく

誰しも新しい業務手順に慣れるまでには時間を要するものですし、想定していなかった課題が後から発生することもあります。その間、システム導入への対応に時間を割かれて、本来の顧客対応などの業務に集中できないことがあれば営業機会の損失につながってしまうかもしれません。

そのため、既存業務フローからの切り替え期間を十分にとって、可能であれば「できる範囲」でシステムを順次導入していくのもひとつの方法です。例えば、社内の対応で完結する契約管理や入居者の情報管理からスタートし、効果を実感しながら次の段階に進むなどが考えられます。

不動産業務支援システムの導入は「業務効率化」や「顧客満足度の向上」などが目的で、システム導入が円滑な業務遂行の妨げになってしまっては本末転倒です。自社にとって無理のないような導入方法を、柔軟に採用するといいでしょう。

不動産業務支援システムの選び方

不動産業務支援システムは、自社の業務体制など事情に合ったものを選ぶことが大切です。主に、次の4つに注目してみてください。

• クラウド型かオンプレミス型か
• 導入目的に適した機能の有無
• 操作性やサポート体制
• システムの知名度や導入実績

クラウド型かオンプレミス型か

ITシステムには大きく分けてサーバーの設置場所（データの保存場所）に違いがあり、クラウド型とオンプレミス型があります。

• クラウド型：オンライン上で提供され、サービス提供会社側がサーバーを管理する
• オンプレミス型：自社のサーバーにシステムをインストールして管理する

それぞれの主な違いは次の通りです。

クラウド型のシステムは、サービス提供会社のサーバーでシステム管理・データ保存するため、自社でサーバーを構築しなくても利用できます。ハードウエアやシステムに関する専門知識が不要で、初期投資が低い上に、スピーディに導入可能です。また、災害やサーバートラブルなど何らかの緊急事態が発生した際もサービス提供会社側で対応をしてくれるため、対策のためのコストや人員を自社で用意する必要はありません。

オンプレミス型の場合は、自社のサーバーにソフトウエアのインストールが必要です。初期投資が高く導入に時間がかかる一方で、自社のサーバーで管理するためリスクが少なく、カスタマイズ性も高い傾向にあります。ただし、災害やサーバートラブルなど緊急事態発生時には自社で対応しなければなりません。サーバーに不具合があれば、例えば休日や夜中でも対応して復旧させる必要があります。事前の体制整備や対策コストも含めて大きな負担がかかるでしょう。

非常時の対策にコストをかけられない場合にはクラウド型の一択になりますが、それ以外の視点で見ると、「初期投資を抑えたい」「楽に導入したい」という場合はクラウド型、「ITエンジニアなど専門スタッフが在籍している」「将来的にカスタマイズしたい」という場合はオンプレミス型がおすすめです。

導入目的に適した機能の有無

不動産業務支援システムは、自社の課題解決につながる機能を備えているものを選ぶ必要があります。不動産業務支援システムの多くは業務に必要な基本機能をそろえていますが、使い勝手や充実度はそれぞれ異なります。

例えば、広告掲載を強化したい場合、「データが一元管理できるか」「どの不動産ポータルサイトに対応しているか」など、機能の詳細を確認することが大切です。事務作業の効率化を目指す際は、「帳票数はどれだけ用意されているか」「電子契約に対応しているか」などに注目しましょう。

操作性やサポート体制

操作性やサポート体制も重要な選定ポイントです。今まで紙やExcelで業務を行っていた場合、操作性の悪いシステムを導入してしまうと、かえって作業効率が悪くなってしまいます。システムの案内資料をWebサイトから入手するなどして、ITツールになじみのない人や新入社員でも操作できるものか、画面イメージなどで確認しておくことが大切です。

また、サポート体制も重要です。どのようなサポート内容なのかと合わせて、細かいサポート体制についても事前に詳しく確認しておきましょう。例えば、サポート窓口の受付時間や曜日が、自社の営業日とずれていると、万が一、トラブルが起きた際に迅速に対応してもらえません。

システムの知名度や導入実績

知名度や導入実績も、不動産業務支援システムを選ぶ上で見逃せないポイントです。知名度が高く、多くの企業や不動産業者での導入実績があるということは、信頼性が高い証拠といえるでしょう。導入実績については、システムを提供している企業のホームページやパンフレット資料などで確認できます。

ただし、知名度があるシステムでも「自社の導入目的を満たすシステム」でなければ、せっかく導入しても活用効果が得られません。自社が実現したいことと近い導入事例がないか、導入実績と合わせて情報収集してみるのもおすすめです。

不動産業務支援システムなら『いい生活のクラウドSaaS』

不動産業務支援システムにはさまざまな種類があり「どれを選べばよいか分からない…」と迷ってる場合には、ぜひ当社の『いい生活のクラウドSaaS』の導入をご検討ください。

『いい生活のクラウドSaaS』とは、不動産管理や仲介業務などさまざまな不動産業務を支援するクラウド型のサービスです。導入するメリットは主に4つあります。

• クラウド型で導入コストを抑えられる
• 効率化する便利な機能が数多く搭載されている
• 直感的に操作できサポートが充実している
• 不動産市場に特化したSaaSを20年以上開発・提供している

クラウド型で導入コストを抑えられる

『いい生活のクラウドSaaS』は、インターネット経由で利用できるクラウド型のサービスで、導入コストが抑えられます。クラウドSaaS賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』の場合、料金例は次の通りです。

※サービスは従量制です。登録する物件の上限数および上限ファイル容量により月額利用料が変わります。

オンプレミス型の場合、サーバーやソフトウエア費用で数百万円以上かかることも珍しくありません。『いい生活のクラウドSaaS』なら、初期投資が少なくて済む上に、月額料金もリーズナブルです。

さらに、管理会社様向けの『いい生活Square』は無料。オーナー・入居者コミュニケーション用サービスの『いい生活Home』『いい生活Owner』は月額・初期費用0円〜で利用することができます。

効率化する便利な機能が数多く搭載されている

『いい生活のクラウドSaaS』には、不動産業務を支援する便利な機能が数多く搭載されています。例えば、クラウドSaaS賃貸管理システム『いい生活賃貸管理クラウド』の場合、次のような機能が利用できます。

• 顧客・取引先の管理
• 重説・契約書の作成
• 電子契約
• 経費登録
• 案件管理
• 鍵管理
• 契約の簡易登録・更新管理
• 変動費管理
• FB・保証会社との連携
• 督促管理
• 年間収支
• 入出金・売上管理
• 会計ソフトとの連携
• オーナーへの送金
• 青色申告・支払調書の作成
• TODO管理
• 承認機能・権限設定
• 関連情報/ファイル管理
• 帳票の出力とカスタマイズ
• アプリとの連携
• 募集情報も含めた一元管理

『いい生活のクラウドSaaS』は賃貸管理だけでなく、不動産業務に関するあらゆる領域の業務管理をカバーしています。必要な他のサービスラインナップと合わせて導入することで、データベース連携もスムーズに行え、さらなる業務効率化を実現可能です。

直感的に操作できサポートが充実している

『いい生活のクラウドSaaS』のシステムは、直感的に操作できるように作られているため、ITツールに慣れていない人でも使いやすいでしょう。

また、万が一、運用に困ってしまう場合でも安心です。導入時は専門スタッフが、導入のサポートや業務代行などの対応をします。システム稼働後も、土曜・日曜・祝日営業のサポートセンターがしっかりと運用をサポートします。

不動産市場に特化したSaaSを20年以上開発・提供している

『いい生活のクラウドSaaS』は、お客様から高い評価をいただいています。20年以上にわたって不動産市場に特化したSaaSを開発・提供しているためです。実際に、サポートの品質満足度は90％を超えています。

さらに、当社は東証上場の企業が運営している上に、公正取引協議会の賛助会員です。2023年11月時点で、1,500社の法人と4,500以上の店舗で導入されています。

※当社は以下のような業界団体に加盟しています。

• 公益社団法人首都圏不動産公正取引協議会
• 財団法人日本賃貸住宅管理協会
• 一般社団法人日本クラウド産業協会

不動産業務支援システムで業務効率化を目指そう

今回、解説したように不動産業務支援システムの導入にはさまざまなメリットがあります。手間がかかっていた業務がデジタル化され、ヒューマンエラーの予防や業務効率化に役立ちます。また、非効率だった業務を削減することで、顧客対応や営業活動などの業務に集中でき、売上向上や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

不動産業務支援システムにはさまざまな種類があるため、自社の目的に合ったシステムかどうかをしっかり検討することが大切です。システム導入について詳しい情報を入手したい場合は、まずはお気軽にご相談ください。