募集から管理までの業務効率UP

導入時の課題①

チラシの作成に使う時間がもったいない

＜導入前の課題＞

募集業務を行う際、何に時間をとられていましたか

『チラシの作成ですかね。外観の写真を撮ったり、間取り図を作成したり、接客用に使うチラシは、綺麗で見やすいものにする必要があるため手間がかかります。それまでエクセルで作成しており、同じ建物のチラシを作る際には何度もマンション名や住所、セールスポイント等の同じ情報を入力し、時間がかかっていました。チラシの裏は物件台帳として利用したかったのですが、それも都度作成していました。』

課題解決のポイント！

チラシの自動作成や物件台帳としての活用を行うことが可能

導入時の課題②

契約書・重要事項説明書・精算書の作成時間を短縮したい

＜導入前の課題＞

契約業務に関する書類の作成に関しては何か要望はあったのでしょうか

『契約書など協会のひな型を都度ダウンロードして作成していたのでは、時間がかかります。精算書も紙での管理では限界があり、１回の入力で様々な帳票がボタン１つで出力できるシステムが必要だと思っていました。』

課題解決のポイント！

契約書、重要事項説明書などの契約時に必要な書類を一度の入力で自動作成

導入時の課題③

担当者が安心して休めるようにしたい

＜導入前の課題＞

管理業務について、課題としていたことはありましたか

『クレームなどの情報の共有です。担当者が休みの場合、どうしても休み中の担当者に確認しなければならないケースが出てきますが、そういった事態になるのは避けたいと思っていました。』

課題解決のポイント！

クレーム情報を社内で細かく共有

導入時の課題④

更新管理の漏れをなくしたい

＜導入前の課題＞

その他に、システムを必要とすることはありましたか

『更新業務で、更新予定者のリストアップが自動でできれば便利だと思っていました。契約書や取引台帳を確認して対象者をリストアップしているのでは、時間もかかるし漏れも発生すると思っていました。』

課題解決のポイント！

更新予定者を自動的にリストアップ

課題解決のために導入したサービス

「いい生活賃貸クラウド One」で、物件チラシを簡単に出力

「いい生活賃貸クラウド One」で、契約書・重要事項説明書・精算書を一度の入力で自動作成

「いい生活賃貸クラウド One」で、クレーム情報を素早く共有

クラウドSaaS賃貸管理システム「いい生活賃貸管理クラウド」で、更新管理の漏れを未然に防止

サービス導入によって上げた成果

物件チラシ、物件台帳作成の手間を削減

契約書・重要事項説明書・精算書などの作成時間の短縮

クレーム情報を素早く共有

更新管理の漏れを未然に防止

導入後の感想

いい生活のサービスをご利用いただいて、100点満点で何点いただけますか

『80点くらいですかね。細かいところで改善してほしい部分もありますが、おおむね満足して使っています。』

いい生活のサービスを使ってみて、何か気がついたことはありますか

『サービス導入当初、ホームページや不動産ポータルサイトの一括入稿機能を利用していたのですが、SUUMOだけ直接入力をしていました。直接入力の方が一括入稿の場合と比べて更新頻度が高く、反響数に差が出るのではないかと思ったからです。入力の手間があまりにかかり、作業が追い付かないためにSUUMOも一括入稿することにしたのですが、結果として更新頻度が変わっても反響数は、ほとんど変わりませんでした。これは意外でした。』

今後の貴社の展望をお聞かせいただけますか

『出来れば、店舗を増やしていきたいと思っています。近いうちに、2,3店舗にはしたいですね。もちろん、管理戸数は今以上に増やしたいと思っています。』

インタビューにお答えいただき、ありがとうございました。　
＜取材日：2010年8月22日＞