いい生活で一元管理するに至った経緯・効果

親会社と分担している入出金管理業務のやりとりがスムーズに

―ニューガイア様では、募集システムから、業者間システム、Web申込システム、管理システムまで、入口から出口までしっかりといい生活を導入していただいています。いい生活を導入することに決めた理由について教えていただけますか？

いい生活を最初に導入したのは、9年ほど前です。当時はすべて手作業で行う中、社員からシステムを導入したいという声が出てきました。
システムの導入を検討し始め、最初は別のベンダーに決まりかけていましたが、たまたま賃貸住宅フェアでいい生活の説明を聞いたことがきっかけです。SaaS型のシステムである点と、割と安価で導入できる点に魅力を感じました。
導入当初は、使いにくい部分がたくさんあって、担当営業の方とやり取りをしたり、こちらから要望もかなり出させていただきました。その後改善を重ねて、現在は使いやすくなってきたかなと思います。

―募集、賃貸管理と一元管理したことで変わったことがあれば教えていただきたいです。

まずは、広告の出稿作業ですね。
広告掲載では、自社システムなどもなかったので、1つ1つ手作業で行っていました。そこを、「いい生活賃貸クラウド One」から不動産ポータルサイトへ一括コンバートできるようになったので、とても楽になりました。

また、一番の大きな変化は、入出金管理の部分です。
送金明細の作成は当社で行っているのですが、入金の口座振替やオーナー送金は、親会社の芝浦グループホールディングスが行っているため、お金に関する伝達の書類を、Excelで作ってやり取りする必要がありました。

しかし、クラウドSaaS賃貸管理システム「いい生活賃貸管理クラウド」を導入し、一元管理が可能になったことで、データベースで情報共有できるようになり、業務効率が上がりました。
経理システムとの連動については、昨年からいい生活と連動に向けてテストを開始しています。

業者間サイト「いい生活賃貸クラウド 業者間」の活用法

空室一覧作成の手間がなくなり、空室問合せ対応がWebで完結

―お使いいただいている仲介会社向けのサイト「いい生活賃貸クラウド 業者間」はいかがですか？

一番のメリットは、空室一覧を作る手間が省けたことと、問い合わせが減ったことです。
WEBで空いている日に予約してもらい、鍵の管理なども仲介会社様にお任せしています。これまでは仲介会社様から空室の問い合わせが電話でたくさん来ていましたが、空室に関する問合せ対応がWEBで完結するようになり、電話が減りましたね。

―これまで紙やFAXでやっていたものがシステムになり、仲介会社様への周知や、その後の反応はどのような感じでしたか？

B2Bサイトの案内チラシを作製し、仲介会社様を訪問する際に持って行きました。最初は仲介会社様から「空室一覧をください」と言われることもありましたが、「サイトを見てください」と、強い心で言っていました。

業者間サイトの使い方について問合せが増えるのではないかと思っていたので、仲介会社様用のマニュアルを作成していました。しかし、いい生活のシステムが直感的に使えるシステムになっているからか、心配していたほど問い合わせはありませんでした。

入居者アプリ「いい生活Home」について

アプリのインストール率は脅威の90％超、秘訣は地道な案内

―いい生活の入居者アプリ「いい生活Home（旧：pocketpost home）」もご利用いただき、インストール率が90％を超えているというお話をお聞きしました。これは凄いですね！

北九州では全物件で90％、新規入居者様は100％のインストール率なので、ほぼ入れていただいています。

―インストール率をそこまで高められた秘訣は何ですか？

最初は、アプリを知らせるチラシを作成したのですが、チラシ中の文言を「アプリ未登録の方にのみお送りしています」というように語気を強めていきました。色々と工夫をしてチラシも改良を重ねて、ここまで来たという感じです。
また、クレーム対応の際に、未登録の入居者様にはアプリの利点などをご説明し、その場で登録していただくなどしていました。

―インストール率が90％まで上がると、入居者対応の方法は変わってくるのでしょうか？

動画や写真をアプリで送ってくださることで、修理のための訪問が1回のみで済むようになりました。これによって、コロナ禍で家に入ってほしくないという入居者様のニーズに答えることもできるようになったり、何より、私たちが何度も訪問する負担が減りました。

今後の展望

―電子契約やIT重説は実施されていますか？

GMOサインと契約し、更新契約から電子契約をはじめたところです。IT重説は、環境は整えていますが、実際にやるのはこれからですね。―最後に、当社に期待していただけることなどありましたらお聞きしてもよろしいでしょうか。

入居者アプリと基幹システムの連携が進むことを期待しています。ニューガイア様、本日はありがとうございました。
＜本記事は2022年11月に>ニューガイア様にご登壇いただいたセミナーをもとに作成しています＞

編集後記
いい生活で一元管理を実現されているニューガイア様ですが、運用が上手く回るまでには、社内外にシステムを浸透させる強い意志と地道な努力があったことが分かりました。
我々としてはシステムを提供して終わりではなく、その先の業務効率化、働き方改善につなげられるよう、お客様のお声を受けて、導入支援や運用サポートまでお客様と一緒に取り組んでいきたいと思います。（担当：いい生活 マーケティング部 三原）