月300時間を削減！ウェブ申込システムの導入で業務効率化とスムーズな情報共有を実現【後編】

仲介会社様からの反応

ウェブ化に対応できないと、今後やっていくのは難しい

―ウェブ申込を導入して、仲介会社様とのやりとりで変化はありましたか？

やりとりの履歴が残るので、仲介業者様との間で「言った言わない」の水掛け論が無くなったのが一番大きいです。

―ウェブ化することで申込数が減ってしまうのでは、という懸念はありませんでしたか？

入居率が下がったことは特にありませんでした。
最初は心配していましたが、実際に申込が減ったこともなかったと思います。

―仲介会社様への案内等、なにか工夫されたことはありますか？

もともと空室情報を定期的に送っていたので、そこに「〇月〇日から申込受付はいい生活Squareに変わりますよ」という案内を一緒に流していたくらいですかね。
最初の頃は紙で届く申込も受け入れてはいましたが、その都度「今後はウェブ化していくので、そちらから手続きをお願いします」という案内をしていました。

―絶対に紙で申込をしたい、という会社様はいらっしゃいませんでしたか？

ほとんどいらっしゃらないです。
中には、「絶対紙でないとだめ」という会社様もいらっしゃるかもしれませんが、最近は他の管理会社様も申込のウェブ化が進んでいますよね？ですので、正直ウェブ化に対応できない仲介会社様は、今後やっていけなくなるのではないかと思います。

完全ウェブ化することで、切り捨てることになってしまう会社様がいたとしても、それ以上の効果があると思っています。メリットとデメリットどちらが大きいかで考えるべきかなと思いますね。

スムーズな運用のために工夫していること

「仲介会社様からの電話での問い合わせに答えない」という決断

―ウェブ内見予約・入居申込システム「Sumai Entry」を使っていただく際に気を付けていること、工夫されていることはありますか？

「正確な情報を出す」という点は気を付けています。
情報の管理を各センター任せにせず、本部で物件情報をしっかりチェックすることを徹底しましたね。

そもそも電話を減らそうとしているのに、システム上の情報が間違っていたり、曖昧だったりすると、結局問い合わせが出てきてしまいます。そうならないために、システム上の情報を充実させていった感じですかね。

―確かにそれはとても重要ですね。

あともう一つ、運用面で気を付けたことといいますと、「仲介会社様から問い合わせの電話がかかってきても、答えないでくれ」と社員に言いました。

電話がかかってきても、「まずは仲介会社様向けサイト（いい生活賃貸クラウド 業者間）を見てください、そちらで確認をお願いします」と伝えて電話を切ってほしい、と伝えたんです。そうでないと、せっかくシステム上の情報を充実させている意味がなくなってしまいますし、いつまでも電話は減らないと思いましたので。

―電話を受け付けないというのは思い切った決断ですが、それくらい「やるぞ！」という意志をもつことが、システム運用をしっかり進めるポイントかもしれないですね。

そうですね。中途半端にしてしまうと、結局「前の方が良かったんじゃないか」となってしまいますからね。
電話を受け付けないことで、仲介会社様との関係性は以前より薄くなったかもしれません。それでも、当社としてはプラスの要素のほうが大きいと判断しています。過渡期の厳しさはあったとしても、理想とする業務のあり方に向かうために、メリット・デメリットを見極めることが大事だと思います。

―多少思い切ったやり方でも、方針をぶらさず強い気持ちでウェブへの一本化を進めることが、スムーズな稼働・早い段階での効果実感につながるのかもしれませんね。他の会社様でも、同様のお声をいただくことが多いように感じます。
最後に、今後のDXの展望や、いい生活へのリクエストがあればお聞かせください。

ウェブ内見予約・入居申込システム「Sumai Entry」とスマートロックとの連携が進むといいですね。ワンタイムパスワードが連携できると、より便利になると思います。

これからも不動産業界のDXは加速すると思うので、業務全体を通して効率化・自動化を図っていけるように引き続き開発を進めていきます。
本日はありがとうございました！