【クラウドSaaS型システムへの切り替えで残業時間が削減、管理物件も増加！（前編）】

システム導入の経緯

システム切り替えの決め手は「クラウド(SaaS)であること」

―御社はもともと他社の賃貸管理システムをご利用でしたが、いい生活の賃貸管理システムへの切り替えを検討いただいたきっかけは何だったのでしょうか？

石原様：クラウド化してかないと、その端末や場所に依存されてしまうので、どこからでもいつでも見れる状態にしたく、クラウド化を検討していました。
その際「クラウド 賃貸管理」で検索して、当時2014年くらいですが、クラウドを打ち出していたのはいい生活だけだったので、お話を聞き、切り替えをすることになりました。

―2014年頃にいい生活へ切り替えていただいていますが、クラウド化への不安などはありませんでしたか？

石原様：世の中がちょっとずつクラウド化に変わっていくようなタイミングで、経営陣としては進めていきたいと考えていました。
オンプレミス型のシステムはリスクがありますし、バージョンアップなどが面倒でした。クラウドはアップデートも自動になるので、やはり切り替えましょうと提案しました。
その頃、管理は管理、リーシングはリーシングでそれぞれ別の会社のシステムを使っていましたが、データが繋がっていませんでした。
管理とリーシングが繋がっていないので、契約と管理の情報が切れてしまうんです。
そのような仕組み（システム）を使いながら、社員に一生懸命もっと頑張ろうと言っても効率が悪く、仕組み（システム）を変えないとどうにもならないということで、一気に基幹を変えましょうという話になりました。
導入のときは大変でしたが、やはり将来、楽になっていく、使いやすくなっていくというところはきちんとやらなければいけないと思っていました。

―いい生活のシステムはどういった部分で活用頂いていますか？

石原様：全体的に活用しています。募集、ホームページ、Web申込、契約書作成、入出金管理、工事登録など利用しています。
直近で始めたWeb申込では申込関連の書類を出せるように帳票設定を進めていて、基本的にはそこから書類を出力する用に進めています。

―いい生活へ切り替えられて、大きな変化はありましたか？

矢口様：いい生活へ切り替える前は、システムが別々で店舗と管理の連携がアナログでした。
店舗でWord等で契約書を作成し、管理部に各店舗からFAXで契約書が送られてきて、それを管理システムに管理部が入力するといった作業がとても大変でした。
入金登録も店舗が入金確認した結果をアナログで共有してもらい、管理部で管理システムに手で登録をしていました。管理部が入力しないと送金明細が作れないので、送金時は残業するしかなかったですし、できるまでやるしかなかったです。

石原様：今はそれが解消されて、平準化と言いますか、業務の分散もできるようになりました。それはやはりシステムがどこからでもアクセスできる状態にあるクラウド（SaaS）だからできることだと思います。

―クラウド(SaaS)のメリットを感じる場面はありますか？

矢口様：契約書を紙でファイルし保管していたのですが、そのファイルが、少しずつ少なくなってきました。今はクラウドSaaS賃貸管理システム「いい生活賃貸管理クラウド」上にPDFでアップロードして保管しています。
これまでは、紙で店舗ごとに保管していましたが、問い合わせが来たら、それを保管しているところに見に行って、探して、答えるの繰り返しでした。駐車場の契約書もそこにありましたので、確認が大変でした。
これらが全部、いつでもどの店舗からでも見られる状態になっているので、とても楽になりました。

今後について

電子契約の活用

―クラウドSaaS賃貸管理システム「いい生活賃貸管理クラウド」の今後の活用について検討されている部分はございますか？

石原様：電子契約の利用を開始していきます。既にオーナー様への説明は済んでおり、7割の方から許諾を頂いており、管理物件は9月から実施していく計画です。最終的には100％電子契約を目指します。
電子契約は店舗から発信する予定で、来店される方でもWebでもオペレーションは変わらず電子契約を始めます。

―ありがとうございます。

インタビューにお答えいただき、ありがとうございました。
インタビュー後編では、不動産ポータルサイトへの広告掲載や追客領域についてお話を伺います。お楽しみに！

また、専務取締役の石原様には2021年にいい生活のセミナーにご登壇いただいております。
アーカイブ配信中ですのでこちらもぜひご視聴ください！
＜取材日：2024年7月31日＞