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【テンプレートあり】同意書とは？同意書が持つ法的効力や同意書の活用方法を紹介

2024.10.18

お役立ち情報

ビジネスでよく目にする「同意書」ですが、不動産取引でも使われることがあります。さまざまな場面で活用されるため、その目的や法的効力を理解しておくことは重要といえます。

そこで今回は、同意書の基本的な内容や使われる場面、具体的な書き方やテンプレート、送付方法について解説します。さらに、不動産取引における同意書の役割についても触れていますので、参考にしてみてください。

同意書とは？

まずは、同意書がどのような書類なのか理解するために、作成する目的や類似した書類との違いについてご説明します。

同意書を作成する目的

同意書とは、将来起こりうる事柄に対して、事前に同意の意思を明確に示すための書類です。この書類に署名や押印をすることで、本人の同意を得た証拠として法的に残すことができます。

もし口頭で同意を得ただけだと、後になって相手が「そんなことは聞いていない」「同意していない」と言い出す可能性があります。しかし、十分な説明を行ったうえで、書面に同意を示してもらうことで、相手の主張を否定できる法的な証拠となります。

同意書の最大の目的は、同意を得た事実を明確に記録することです。そのため、必要な事項をすべて記載し、同意する本人に必ず自署と押印をしてもらう必要があります。

承諾書・契約書・誓約書との違い

同意書とよく似た書類には、承諾書、契約書、誓約書の3種類があります。それぞれの概要は次のとおりです。

承諾書

承諾書は、特定の事柄について承諾する意思を相手に伝えるための書類です。「同意」と「承諾」は似た意味を持ちますが、同意書は相手の意見や要求に対して賛成する際に使われるのに対し、承諾書は相手の要望や願いを受け入れる意思を示す場合に使われます。状況に応じて使い分けられることが一般的です。

契約書

契約書は、双方が特定の事柄について合意し、その合意内容を証明するための書類です。同意書は通常1通だけ作成して相手に提出しますが、契約書は双方が署名・捺印を行うため2通作成し、それぞれが1通ずつ保管するのが一般的です。

誓約書

誓約書は、特定の行為を行う、または行わないことを約束し、その義務を果たす意思を表明する書類です。同意書が相手の意見に賛同する意思を示す書類であるのに対し、誓約書はその約束に基づき義務を負うことを前提としています。したがって、提出者にはその約束に対する責任が求められます。

同意書が持つ法的効力

同意書には法的な効力があるため、同意内容に関するトラブルが発生した場合、その同意書を証拠として使用できます。具体的な法的効力としては、次のような点が挙げられます。

説明義務を果たしていることを証明できる

同意書を作成・取得することで、事業者は消費者への説明義務を果たした証拠を残すことができます。契約の際、消費者が不利益を被らないように、契約内容について十分な説明を行うことが重要です。

同意書に消費者の署名・捺印をもらうことで、後から「説明を受けていない」といった主張を防ぎ、トラブルを未然に回避できます。

このような同意書は、不動産取引や金融商品取引、医療のインフォームドコンセントなど、消費者への説明責任を明確にするために幅広く使用されています。

不完全な法律行為も有効化できる

不完全な法律行為を有効にできるのも同意書の効力です。不完全な法律行為とは、未成年者や障害・病気によって判断能力が低下している人などを対象にした法律行為を意味します。このような人は、法律上、単独で契約などの法的行為を行うことができません。

そこで不完全な法律行為を有効化する手段として、親権者や後見人、保佐人・補助人といった法定代理人に対して、同意を得る必要があります。その際に同意書が必要となるわけです。

法定代理人の同意を得ずに未成年などが契約しても、有効な法律行為とみなされません。法定代理人から契約取り消しの申し出があれば、締結した契約は無効となります。

しかし、法定代理人から正式に同意を得ている状態であれば、未成年者や障害・病気によって判断能力が低下している人も法定行為が有効となり、契約は成立します。同意書は法定代理人が同意した旨の証明になるため、完全な法律行為を有効化できるのです。

「同意の取得」を満たせる

同意書があれば、業法上で求められる「同意の取得」を満たすことが可能です。業法とは、特定の業種・業務に対して、公共福祉の観点から規制する法律を指します。金融商品取引法・銀行法・宅地建物取引法・個人情報保護法などが該当します。これらの法律が適用される特定の業種・業務においては、相手方から同意を得ないと業務を提供できません。

例えば、個人情報保護法であれば、相手方から同意を得られない限り、顧客の個人情報の利用や第三者への提供、情報開示請求ができません。そのため、個人情報を取り扱うにあたっては、利用目的や第三者への情報提供の有無、個人情報の開示請求などの要件を同意書に示し、相手方から同意を得る必要があります。

同意書のテンプレート＆書き方

同意書に決まった形式はありませんが、記載が必要な事項があります。その事項は以下のとおりです。

同意書の表題
同意した年月日
同意した人の氏名・住所・捺印
同意の内容

最低限上記の項目を入れれば、どのような形式で作成しても問題はありません。同意書に盛り込む内容や書き方は、同意を求める事柄によって異なります。参考に、未成年者との契約に関する同意書のテンプレート例をご紹介します。

【表題】

法定代理人同意書

【同意を得る側の氏名や法人名】

○○○株式会社

代表取締役○○○○○殿

【同意の内容】

以下本人の法定代理人として本人と貴社との間で、以下契約の申し込みおよび契約の締結を行うことにつき、同意いたします。

記

＜契約を行う者＞

未成年者の氏名：

未成年者の住所：

未成年者の生年月日：

未成年者の年齢：

＜締結する契約＞

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～。

（契約の目的・内容・金額などを具体的に記載）

以上

【同意した年月日・法定代理人の氏名・捺印、住所等】

○○年○○月○○日

（法定代理人の氏名）○○○○○○ 印

（法定代理人の住所）～～～～～～～

（未成年者との関係）○○

同意書の活用シーン

一般的に同意書を使用するシーンは以下のとおりです。

個人情報を受け取る場合
未成年者が契約する場合
給与明細を電子化する場合

用途によって同意書の目的や記載項目が変わってくるので、それぞれについて理解しておきましょう。

個人情報を受け取る場合

顧客から個人情報の提供を受ける際に同意書を使用します。主にクレジットカードやローンの申し込みなどで使用されることが多いです。不動産取引においても顧客の個人情報を取得することになるため、取扱いに関する同意書を作成します。

不当な差別や偏見、不利益が生じやすい個人情報を取得する場合や、個人情報を第三者に提供する場合は、本人の同意が必要なことが個人情報保護法で定められています。そのため、同意書に本人の署名・捺印をしてもらうことで、これらの取得と提供が可能になります。

インターネットからの申し込みでは同意書が使えないので、申し込みの項目に個人情報の取得や開示に関する同意を表記したチェックボックスなどを設ける必要があります。

未成年者が契約する場合

法的行為が行えない未成年者の代わりに、親権者などの法定代理人から同意を得て契約を締結する際に同意書が必要です。例えば、アルバイトを始めるときや携帯電話の契約などの際に同意書を作成し、署名・捺印をしたうえで提出を求めます。稀なケースではありますが、未成年者であっても法定代理人の同意があれば、自身名義の不動産を売却できます。

未成年者は経験が浅く、知識も不足しているので、単独での契約締結は大きなトラブルになる可能性があります。それを回避するためにも、法定代理人同意書が欠かせません。

給与明細を電子化する場合

企業が発行する給料明細書を電子化する場合、事前に従業員から同意を得なければなりません。相手方の同意の意思を証拠として残すために同意書を使用します。同意の必要性は、所得税法第231条2項によっても定められています。

給与明細書を電子化すれば印刷の手間やコストを軽減できるほか、誤配を防止することが可能です。テレワークなどで職場に出勤しない従業員にも給料明細書を送ることができるメリットもあります。給料明細を電子化する予定があれば、同意書を作成し、従業員に同意を得ることを忘れずに実施しましょう。

同意書の送付方法

相手方に同意書を手渡しできない場合、郵送やメールで送付しなければなりません。送付する際、不快な思いをさせないように注意を払うことが大切です。ここでは、同意書の送付方法と作成のポイントをご紹介します。

送付状や添え状なども一緒に送る

同意書を郵送する際は、ビジネスマナーとして送付状や添え状を同封してください。送付状・添え状に書類の種類と枚数・部数を簡潔に記載して、書類の一番上に添付しましょう。

送付状・添え状は必須ではありませんが、署名・捺印をして返送してほしい旨を伝えることが可能です。さらに、同意書を送る側も受け取る側も送付または返送する書類が不足していないか、チェックリストとして活用できるメリットもあります。

簡易書留で送付する

郵送で同意書を送る場合、簡易書留で送るようにしましょう。普通郵便の場合、郵便事故によって相手方に同意書が届かない恐れがあります。

簡易書留の場合、送達過程の記録が残るため、郵便物の追跡が可能です。受け取り時に本人のサイン・押印がされ、その後発送者に配達完了の通知が届くため、同意書が確実に相手方に届いたことがわかります。

また、郵便物の紛失や破損といったトラブルが起きれば、5万円までは補償されます。そのため、簡易書留は同意書を送る際に適した郵送方法といえるでしょう。

なお、メール便や宅配便で同意書などの信書を送付すると、法律違反になりますので注意が必要です。

電子同意書を送信する

同意書をPDFやWord・Excelのファイルで作成し、それをメールに添付して送信する方法もあります。電子化した同意書であれば、相手にすぐに送ることができ、印刷や郵便にかかる手間・コストを軽減することが可能です。

同意書を電子化する場合、印鑑の代わりに印影を電子化した電子印鑑が必要になります。また、法的効力を与えるために電子署名も施さなければなりません。そのため、相手方が電子印鑑や電子署名に対応できるかどうかを確認したうえで同意書を送信しましょう。また、対面での対応が可能であれば、タブレット端末から署名できる電子サインを活用するのもおすすめです。

同意書を提供・受け取る側が注意すべきこと

同意書を提供する側、受け取る側が共通して注意するべきことがあります。

記載内容が漏れなく書かれているかを確認する
同意書の日付の記入を念押しする

ここでは、同意書を提供・受け取る側の注意点について詳しく見ていきましょう。

記載内容が漏れなく書かれているかを確認する

同意する内容に漏れがないかどうかをチェックします。同意書には法的効力があるため、抜けや漏れがあれば同意した相手とトラブルが生じる可能性があります。

同意書を提供する側はダブルチェックを行うなどして、記載内容に抜け・漏れがないかを確認してください。また、同意書を受け取る側も記載内容に問題がないかをしっかりと確認したうえで署名・捺印をして、返送しましょう。もしも記載内容に不明点があれば、署名・捺印の前に提供側に問い合わせて確認することも大切です。

同意書の日付の記入を念押しする

同意書には、同意した日付を記載する項目を設けます。法令や契約における同意の取得では、同意を得る時期が決まっていることが多いです。しかし、相手方が日付を入れていない場合が稀にあり、いつ同意をしたのかわからなくなることもあります。

同意の取得日がわからないという状態を避けるためにも、同意書を渡す際に日付も忘れず記載することを伝えることが大切です。万が一、日付が書かれていなかった場合は再送を依頼しましょう。受け取る側は再送の手間をかけないためにも、返送前に日付が書かれているかを必ずチェックするようにしてください。

不動産売買と同意書の関連性

同意書はあらゆるビジネスで活用される書類ですが、不動産売買においても重要な書類です。ここでは、不動産売却で同意書が必要になる理由や主な記載内容についてご紹介しましょう。

不動産売買で同意書が必要な理由

口約束による誤解やトラブルを防ぐために同意書が存在します。不動産売買においても、口約束によるいい加減な契約を避けるために同意書が必要になります。

また、柔軟な取引を実現するうえでも同意書は役に立ちます。未成年者や障害・病気で法律行為が行えない人も同意書を通じて代理人から正式な同意を得れば、不動産売買が可能です。また、不動産売却ではさまざまな事情でスケジュールの変更が必要となる可能性もありますが、その旨を相手側からあらかじめ同意を得ていれば、いざ変更を行う際も円滑に行うことができるでしょう。