人手不足を乗り越える！業務支援サービスで業務効率化！

「業務支援サービス（PMA）」を導入したきっかけ

長年システム管理を担当していたベテラン社員が退職。BCPの観点からも、必要と判断

―「業務支援サービス（PMA）」を導入する前の状況について、教えてください。

元々長年一人でシステム管理を担当していたベテラン社員がいたのですが、退職することになり、後任者を採用、引継ぎをしました。
その後任の担当者は優秀な方で、入社後にシステム状況を把握され、老朽化していたシステム構成の変更など、システム周りの改善・見直しを進めようとして頂いておりました。
ただお恥ずかしい話ですが、弊社社員のITに対する知識が乏しいところがあり、PCでエラーが発生した、貸与スマホの調子が悪いなどの初歩的な問い合わせが担当者に殺到してしまい、その対応に時間を取られてしまい、システム構成の見直しなど本来の業務に支障が出ていました。
そういったこともあって、後任のシステム担当者も退職することになり、システム担当がいなくなってしまい、急いで後任を探さなければいけない状況でした。
ただ後任を探すにしても、採用、教育、引継ぎに時間が十分に確保できず、困っておりました。

そこで、かねてよりお付き合いのあったいい生活に藁にも縋る思いでご相談したところ、子会社の株式会社リアルテック・コンサルティング（以下　RTC）に業務支援サービスがあるというお話をいただきました。
相談後さっそく、RTCの担当者の方たちと打ち合わせをさせて頂きましたところ、無理に売りつけてくるのではなく、私たちの悩みに丁寧にご対応いただいたこと、金額的にも予算内であったこともあり、サービス導入を決めました。

サービスとしては前任から一旦RTCに業務を引継ぎ、RTCから後任の担当者に引き継ぎをするといった、担当者間の引継ぎをつなぐような形で利用させて頂きました。
また弊社としてBCPの観点から、何かあったときを考えて社内担当者の相談先としても外部にシステム担当がいたほうがいいと判断し、後任着任後も引き続きRTCの業務支援サービスを利用させて頂いております。

―「業務支援サービス（PMA）」を導入されてみていかがでしたか？

RTCの方はエンジニアの方で知識も豊富で、弊社の課題や状況に真摯に寄り添って頂き、RTCの担当者の方みなさんの人柄が素晴らしいと思っています。

特に導入初期ではシステム担当者がいない時期もあったので、システム管理はRTCにほぼ任せっきりでした。RTCの担当者の方はオフィスや管理事務所の方にもお越しいただき、システム関係の相談など親切で迅速に対応してくださったので、非常に助かりました。

始めは、後任者が決まるまで業務支援サービスをしていただく予定でしたが、サービス内容が素晴らしくBPOの観点からも後任が決まった今でもサービスを継続させていただいています。
弊社のシステム構築が自社サーバー内にデータを持っておく、外部からのアクセスに対して厳しく、リモートワークや業務を行う上で柔軟に対応できないということもあり、経営陣としてもシステム構成をクラウド化していこうと考えもあり、ITのノウハウをもってらっしゃるRTCの方にご相談させて頂き、現在メールドメインの運用変更などをご提案頂いてます。

情報セキュリティ強化への意識

増え続けるデータ量の管理に対応するためクラウド化へ

―情報セキュリティ強化について、どうお考えでしたか？

弊社は2007年にプライバシーマークの使用認定を取得しました。それ以来、セキュリティ対策はシステム担当者を中心に厳しく行ってきました。

しかし、外部ハッキングや情報漏洩、不正な改ざんなどの課題はもちろんあります。世の中の情勢に合わせて情報セキュリティも強化しなければいけないなとは思っています。

―不動産会社にとって重要な、オーナー情報や物件情報をクラウドにする事をどうお考えですか？

会社の方針としては、PM部門でさらにIT化、DX化を進め、管理戸数を増やしていきたいと考えています。そうするとデータの量は増え続ける一方です。

物件情報データのクラウド化のみならず、業務の効率化や人為的ミスの軽減のためにもPM業務のIT化、DX化は必須と考えており、RPAの導入も行っており、RTCの支援の助けを得ることと平行して社内でのスキルアップも進めています。

RTCの「業務支援サービス（PMA）」の担当者は、社内のITリテラシーも気にかけてくださったので、安心してIT化、DX化を進めることが出来ています。細かいところまで見てくださるので、とても助かっています。

―ありがとうございます。
インタビューにお答えいただき、ありがとうございました。

＜取材日：2024年7月30日＞